Receptionist in un Villaggio Turistico: Requisiti e Mansioni

La professione di receptionist è fondamentale in diverse realtà, dalle aziende agli uffici, fino alle strutture ricettive come hotel e villaggi turistici. In particolare, lavorare come receptionist in un villaggio turistico offre un'esperienza dinamica e a contatto con il pubblico.

Definizione di Receptionist

La/il receptionist si occupa dell'accoglienza dei clienti presso hotel, ristoranti, aziende, uffici e altre realtà dotate di un'area ricettiva all'ingresso. Molte attività economiche e uffici aperti al pubblico hanno una persona incaricata di accogliere i clienti o gli utenti nella struttura, in un luogo dedicato che può essere il front office (o front desk) oppure la portineria.

La receptionist lavora quindi non solo in strutture ricettive come hotel, alberghi, villaggi turistici, ma anche in tantissimi altri contesti: attività legate alla ristorazione come ristoranti e agriturismi, imprese private ed enti pubblici, ospedali, studi di professionisti (ad esempio studi medici, studi di avvocati, commercialisti e architetti), centri direzionali, palestre, parrucchieri, centri estetici.

Compiti e Mansioni della Receptionist

La receptionist è la prima persona con cui un visitatore entra in contatto quando entra in una struttura o in un ufficio. Deve quindi essere gentile, beneducata e sapersi rapportare in modo positivo e costruttivo con ogni persona che incontra. Rappresenta l'azienda, e deve far sì che gli utenti o i clienti ne abbiano una buona prima impressione. Per questo motivo, spesso anche il suo abbigliamento è regolato da norme aziendali.

I compiti di un'addetta alla reception sono molto vari: accoglie il cliente, l'ospite o il visitatore, risponde alle richieste di informazioni secondo gli standard e il regolamento stabilito dalla struttura, fornisce indicazioni, accompagna le persone all'interno dell'edificio, nel luogo di destinazione (un ufficio, una stanza, un reparto). Ad esempio, in grandi aziende l'addetta alla reception gestisce la pianificazione della sala riunioni, fornisce a visitatori, clienti e fornitori eventuali cartellini identificativi e organizza l'accompagnamento verso gli uffici appropriati. In ospedali, cliniche e studi medici, il receptionist organizza l'agenda degli appuntamenti dei dottori, raccoglie le informazioni personali dei pazienti e li indirizza verso le sale d'aspetto.

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Le principali mansioni di un/una receptionist sono:

Accogliere le persone che entrano nella struttura
Rispondere alle richieste di informazioni dell'utenza
Gestire le telefonate in ingresso e inoltrarle ai destinatari
Accompagnare i clienti verso le destinazioni interne alla struttura
Gestire la posta in entrata e in uscita
Organizzare e archiviare documenti
Gestire le prenotazioni
Fissare appuntamenti e riunioni
Svolgere funzioni amministrative supplementari

Molte offerte di lavoro per addetti alla reception provengono dal settore turistico-alberghiero, e di frequente si tratta di contratti di lavoro stagionale. In un hotel la receptionist si occupa dell'accoglienza clienti e dell'assegnazione delle camere, del booking tramite sistemi gestionali, del check in/check out degli ospiti, delle operazioni di cassa. Svolge anche i compiti di centralino telefonico ed è a disposizione della clientela per richieste di informazioni e chiarimenti, ad esempio sulle tariffe, e per eventuali lamentele.

Requisiti per Lavorare in un Villaggio Turistico

Per diventare receptionist non è necessaria una formazione approfondita: per intraprendere una carriera nell'accoglienza clienti il requisito fondamentale è invece una spiccata predisposizione ai rapporti interpersonali e al contatto con il pubblico. In ogni caso potrebbero essere molto utili corsi in amministrazione o una formazione di tipo alberghiero, specialmente se si desidera trovare occupazione nel settore dell’accoglienza per hotel, ristoranti e villaggi turistici. Per apprendere le competenze di base per lavorare come receptionist possono essere utili corsi in amministrazione e segretariato, oppure una formazione scolastica di tipo alberghiero, in particolare se si desidera trovare impiego come receptionist in hotel, ristoranti e villaggi turistici.

In generale, serve possedere conoscenze informatiche sufficienti per utilizzare la posta elettronica e i principali applicativi informatici. Altri requisiti molto utili da possedere sono inoltre conoscenze informatiche di base per utilizzare posta elettronica e i principali applicativi informatici e saper utilizzare sistemi gestionali interni.

In un villaggio turistico, è preferibile una minima esperienza nella mansione, oltre alla conoscenza almeno intermedia della lingua tedesca e inglese (livello B1). È richiesto un diploma di Maturità linguistica o in ambito turistico. Anche la conoscenza delle lingue è fondamentale. L’inglese, lo spagnolo e il tedesco sono tra le principali lingue richieste per lavorare in reception.

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Come Diventare Receptionist: Formazione e Training

Per intraprendere una carriera come receptionist uno dei requisiti più importanti è la capacità di gestione dei rapporti interpersonali.

Per un lavoro come receptionist stipendio medio in Italia nel 2022 si attesta intorno ai 1900€/mese, 23500€/anno, 12€/ora. Non esiste ad oggi un vero e proprio contratto nazionale di lavoro specifico solo ed esclusivamente per l’assunzione della figura di receptionist.

Attualmente la maggior parte delle attività relative al mondo dell’ospitalità vengono gestite utilizzando specifici software alberghieri. Property Management System. Ecco perché il diploma o la laurea da sole non bastano.

L’obiettivo principale per chi lavora come receptionist deve essere quello di mettersi alla prova lavorando in strutture di maggior prestigio. È solo con l’esperienza che si acquisiscono le competenze necessarie per fare carriera nel mondo dell’ospitalità.

Per inserirsi in maniera adeguata all'interno di alberghi, strutture ricettive e villaggi c'è, dunque, il corso di hospitality management che consente di conoscere tutti i campi di applicazione del settore. Così si acquisiscono non solo le nozioni fondamentali del marketing digitale, ma anche le basi dell’hotellerie. Inoltre, fondamentale sarà la formazione nella lingua inglese e l'utilizzo di software specifici nell'ambito dell'accoglienza turistica.

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Prospettive di Carriera

A partire da questa posizione, sono varie le prospettive di carriera possibili. In un hotel, l'addetto alla reception può specializzarsi nella gestione delle prenotazioni (come addetto booking) oppure nel ricevimento degli ospiti, e crescere fino a diventare responsabile di ricevimento - un ruolo di responsabilità che spesso è il trampolino di lancio per diventare Hotel Manager.

Una receptionist impiegata in un'azienda, uno studio o un ufficio può invece approfondire le proprie competenze amministrative e diventare ad esempio segretaria, assistente personale o Executive Assistant. Inoltre, le competenze in customer care maturate nella posizione sono trasferibili con successo in altri ruoli: in particolare come responsabile customer service e assistenza post-vendita, oppure nel campo degli eventi, ad esempio come hostess congressuale.

Buoni Motivi per Lavorare Come Receptionist

Lavorare come receptionist permette da un lato di trovare lavoro facilmente, dato che si tratta di una posizione "entry level", cioè una mansione adatta anche a persone senza esperienza, dall'altro consente di svolgere un ruolo importante e strategico. Il/la receptionist infatti è la prima persona che il cliente incontra al suo arrivo nella struttura, e ha quindi la responsabilità di trasmettere la prima impressione, spesso quella determinante per il futuro delle relazioni con quel cliente.

Lavorare alla reception di un hotel, un ristorante o di un'azienda permette inoltre di prendere familiarità con il lavoro di ufficio e di imparare a svolgere vari compiti diversi - dall’accoglienza dei clienti alla gestione delle prenotazioni, dalla risoluzioni dei problemi degli ospiti alla registrazione delle presenze, dallo smistamento delle chiamate alla fatturazione. Lavorare in reception richiede delle competenze specifiche. Ma non basta. Deve essere in grado di gestire in maniera gentile e professionale ogni fase del lavoro: dalla prenotazione all’accoglienza del cliente in struttura.

In aziende di grandi dimensioni - o di alta categoria - il servizio di reception può essere gestito da uno staff composto da più professionisti.

Opportunità nel Settore Turistico

Il turismo è un settore in forte crescita ed espansione, e questo si traduce in una maggiore richiesta di figure professionali per ricoprire una miriade di ruoli diversi: agenti di viaggio, receptionist, cuochi, guide turistiche, istruttori di sport, animatori, camerieri, ecc. Ogni giovane che si affaccia al mondo del turismo può trovare la propria collocazione ideale grazie ad un ambiente dinamico e che accoglie anche chi non ha esperienza: per alcuni ruoli infatti come il cameriere, hostess o housekeeper è richiesta soltanto un po’ di buona volontà e la conoscenza almeno di base della lingua inglese per poter comunicare con i turisti.

Tabella riassuntiva delle figure professionali nel turismo

Figura Professionale	Descrizione
Receptionist	Accoglie gli ospiti, gestisce le prenotazioni e fornisce informazioni.
Animatore	Organizza attività ricreative e di intrattenimento per gli ospiti.
Cameriere	Serve cibo e bevande ai clienti nei ristoranti e bar.
Guida Turistica	Accompagna i turisti, illustrando la storia e le caratteristiche dei luoghi.
Agente di Viaggio	Fornisce assistenza ai clienti per la prenotazione di viaggi e vacanze.

È accessibile a tutti ma non è adatto a tutti. Non è una questione di competenze, abilità, studio, ma di carattere, personalità e atteggiamento. Le competenze e le abilità si acquisiscono nel tempo, ma il carattere rimane più o meno sempre lo stesso. Ogni lavoro presenta degli imprevisti, problemi, e situazioni di stress, ma nel turismo questo è all’ordine nel giorno ed essere pronti a trovare una soluzione immediata (e sempre con il sorriso stampato sulla faccia!) è indispensabile.

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