SAP: Soluzioni per Viaggi e Turismo nell'Era Digitale

Il mondo del Business Travel sta cambiando rapidamente, con nuove tendenze che influenzano il modo in cui le aziende gestiscono i viaggi d'affari. Gestire correttamente il Business Travel significa non solo garantire efficienza, ma anche ottimizzare i costi e migliorare la sicurezza e il benessere dei dipendenti. Una corretta pianificazione è fondamentale per gestire con successo i viaggi d'affari, riducendo imprevisti e ottimizzando risorse e tempi.

Cos'è SAP e il Suo Ruolo nei Viaggi e Turismo

SAP infatti è molto di più di un comune gestionale, fa parte dei software ERP, sigla che sta per “Enterprise Resource Planning”. Questo vuol dire che ogni “utilizzatore” di SAP (chiamasi utente) lavora soltanto su determinati moduli ed è specializzato solo su certi ambiti. Senza dubbio non ha senso seguire un corso di sola “introduzione a SAP” oppure dei corsi “generici” su tutti i moduli.

Obiettivi e Pianificazione del Business Travel

Prima di pianificare un viaggio, è importante identificare chiaramente gli obiettivi del Business Travel. Una delle prime attività nella pianificazione di un Business Travel è la definizione del budget. Questo include la stima dei costi di trasporto, alloggio, pasti e altre spese legate al viaggio. È importante considerare la sostenibilità economica e prevedere eventuali imprevisti.

Scelta di Alloggio e Trasporto

La scelta dell’alloggio e del trasporto è cruciale per garantire la comodità e l’efficienza del viaggio. Preferire hotel vicini alla sede degli incontri o optare per alloggi che offrano servizi aggiuntivi, come sale conferenze o connessione Wi-Fi stabile, può migliorare notevolmente l’esperienza.

Importanza delle Tempistiche

Le tempistiche giocano un ruolo centrale nel successo di un Business Travel. Pianificare con largo anticipo permette di sfruttare tariffe più vantaggiose e garantire una maggiore flessibilità.

Sicurezza e Copertura Assicurativa

La sicurezza è un aspetto che non va mai trascurato durante i viaggi d’affari. È fondamentale che l'azienda fornisca adeguata copertura assicurativa per eventuali emergenze mediche, ritardi o cancellazioni.

Travel Policy: Linee Guida Aziendali per i Viaggi di Lavoro

Una Travel Policy è un insieme di linee guida aziendali che regolamentano le modalità con cui i dipendenti possono organizzare e gestire i loro viaggi di lavoro. La Travel Policy definisce chiaramente aspetti come la scelta dei fornitori di servizi, le classi di trasporto consentite, i limiti di spesa e i processi di approvazione.

Strumenti Avanzati per la Gestione del Business Travel

La gestione efficiente del Business Travel richiede l'uso di strumenti avanzati come SAP Concur Expense e SAP Concur Request.

Trend del Business Travel e Crescita del Settore

Il Business Travel Trend realizzato da Uvet mostra una crescita dei viaggi d'affari, che chiudono il 2023 sopra i livelli del 2019Il 15,9% in più rispetto al 2022. È il balzo realizzato nel 2023 dal business travel, il viaggio d’affari, secondo i dati del Business travel trend, realizzato dal gruppo Uvet (polo italiano del turismo, player della fornitura di servizi e soluzioni innovative per viaggi, mobility management ed eventi) con il Centro Studi Promotor (CSP) attraverso un campione rappresentativo delle più importanti aziende che operano nei più svariati settori dell’economia italiana.

Nel dettaglio: flight +14,3%, hotel +12,3%, rail +23,1%, carrental +12,5%. Sempre su base annua, il comparto hotel ha chiuso il 2023 con un progressivo in valore di 102 (84 nel 2022), il segmento rail a 63 (54 nel 2022), la parte dei voli aerei 76 (64 nel 2022) e il carrental a 116, un punto superiore rispetto all’anno precedente.

La spesa media progressiva registra un aumento sia nel settore hotel che nella parte aerea, un lieve calo invece per quanto riguarda il carrental e il rail. Infine, la spesa media di dicembre segna un aumento significativo (140) rispetto al mese precedente. A dicembre, in termini di valore, restano elevati il BTT del carrental (120) e quello relativo all’hotellerie (118). Treni e voli mostrano rispettivamente un indice 57 e 69.

L’indice BTT di Uvet si rapporta alla corrispondente estrazione dati del 2019, considerando quest’ultima sempre a base 100. L’attribuzione 100 ai dati 2019 rappresenta un punto di partenza convenzionale, una sorta di unità di misura che BTT adotta per esprimere gli andamenti mensili attuali e per il prossimo futuro.

“L’indicazione periodica di questo indice, nel tempo - sostiene Uvet -, si prefissa di delineare un trend strettamente correlato all’andamento dell’economia. Il BTT è quindi l’espressione di sintesi di un comportamento rispetto a una scala che per convenzione è stata costruita sui dati del periodo pre pandemia e all’interno di un cluster omogeneo e altamente rappresentativo”.

Il BTT dell’ultimo triennio mostra chiaramente la dimensione dell’impatto dovuto alla crisi pandemica. Le transazioni nel 2021 e 2022 hanno generato un indice 31 e 33. Ulteriormente aggravato nel 2020 nell’indice del valore globale di spesa. I prezzi medi sono quindi cresciuti sensibilmente nel 2022 (valore 127) per il triplice effetto dell’incremento della domanda nella seconda metà dell’anno, dell’inflazione e dei costi energetici, nonché della congestione dell’offerta specialmente nel comparto aereo.

“Tutti gli indici derivano da un campione estremamente significativo ma, soprattutto, omogeneo. In sintesi fanno parte dell’analisi un mix di aziende grandi, medie e piccole che si sono costantemente avvalse dei servizi Uvet-GBT negli anni 2019-2023. Gli indici scaturiscono dall’analisi in volume e valore, nazionale e internazionale, del trasporto aereo e ferroviario, dei pernottamenti alberghieri e noleggio autovetture. Il campione esclude le variabili aziendali come ad esempio di crescita dovuta all’acquisizione di nuovi clienti o business. Per tale ragione il Business Travel Trend non mostra l’andamento di Uvet-GBT ma quello del Business Travel in generale”.

Impatto dell'Incertezza Economica e Sostenibilità

Quasi nove persone su dieci a livello globale, e il 72% in Italia, ritengono che il quadro di incertezza economica impatterà il settore del business travel. Il principale fattore di rischio è rappresentato dall’inflazione, che preoccupa in Italia il 24% degli intervistati, con il 32% che ritiene avrà un impatto diretto nella riduzione del budget destinato ai viaggi d’affari.

Secondo lo studio SAP la sostenibilità è un plus centrale: in Italia l’81% dei business travellers (89% a livello globale) adotterà azioni per ridurre la propria impronta ambientale e il 28% si aspetta che le imprese offrano la possibilità di compiere scelte di viaggio più sostenibili. Un terzo dei travel manager a livello globale (37%) sostiene che la ricerca di opzioni di viaggio più sostenibili dal punto di vista ambientale renderà il loro ruolo più impegnativo nei prossimi 12 mesi.

Tourism Digital Hub (TDH)

Il progetto consiste nello sviluppo di un ecosistema turistico integrato, composto da operatori turistici, imprese, stakeholders istituzionali, al fine di supportare la scelta del turista nella pianificazione della destinazione e del viaggio. Il Tourism Digital Hub rappresenta un punto di svolta nel processo di trasformazione del sistema turistico italiano, affrontando con successo le sfide di frammentazione e disomogeneità che hanno caratterizzato il settore negli anni precedenti.

Questa iniziativa assume un ruolo cruciale nel promuovere la digitalizzazione e l’integrazione tra gli operatori turistici e i servizi offerti sul territorio: non solo si concentra sull’arricchire l’esperienza del turista attraverso l’accesso a informazioni dettagliate e strumenti per la pianificazione del viaggio, ma sostiene attivamente gli operatori del settore, mediante una serie di servizi messi a disposizione, consentendo così agli operatori di adeguarsi alle nuove tendenze di mercato e offrire servizi di alta qualità in linea con le aspettative dei visitatori.

Inoltre, il TDH agisce come un catalizzatore per la visibilità e la promozione dei servizi turistici italiani, sia a livello nazionale che internazionale, contribuendo così a espandere la base di clientela potenziale per questi operatori e a stimolare la crescita economica nel settore e, di conseguenza, del Sistema Paese. Questo approccio integrato e orientato al miglioramento continuo crea pertanto un circolo virtuoso in cui domanda e offerta si rinforzano reciprocamente, generando benefici tangibili per tutti gli attori coinvolti.

Tabella: Crescita del Business Travel nel 2023

Settore	Crescita
Voli	+14,3%
Hotel	+12,3%
Ferrovie	+23,1%
Noleggio Auto	+12,5%

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