Come Scrivere una Lettera Formale al Consolato: Guida Dettagliata

Scrivere una lettera formale perfetta a un console è abbastanza semplice, ma bisogna conoscere l’esatta struttura della lettera e utilizzare il corretto registro linguistico. Altrimenti, si rischia di scrivere una lettera informale e, quanto meno, fare una pessima figura! In questa guida vedremo un esempio di lettera formale, da inviare ai consolati.

Struttura di una Lettera Formale al Consolato

Quando si redige una lettera di presentazione, è essenziale presentarsi nella migliore luce possibile ai potenziali datori di lavoro.

Intestazione

Vogliamo richiedere del materiale cartaceo, delle informazioni, dei documenti, ma non sappiamo come iniziare la lettera e a chi rivolgerci?Supponiamo di voler scrivere all’ambasciata del Brasile in Italia. Per iniziare la lettera vanno evitate le abbreviazioni, tipo Egr. Sigg., Spett.le. Un “Egregi o Egregio” scritto per esteso è perfetto.

Data: Aggiungete la data in cui state scrivendo la lettera di presentazione. È importante posizionare l'intestazione all'inizio della lettera di presentazione, allineandola a sinistra o al centro della pagina.

Saluto

In base al tipo di interlocutore e ai rapporti che hai con lui/lei/loro possono essere utilizzate forme diverse.

Saluto personalizzato: Rivolgetevi al responsabile delle assunzioni o al destinatario specifico della lettera di presentazione con il suo nome.
Tono professionale: mantenere un tono formale e rispettoso per tutta la durata del saluto.
Ortografia e titolo corretti: Ricontrollate l'ortografia del nome del destinatario e assicuratevi di utilizzare il titolo appropriato (ad esempio, Signor, Signora, Dottor o Professore), se applicabile. Ad esempio, un saluto adatto potrebbe essere "Gentile signora Johnson" o "Gentile responsabile delle assunzioni", a seconda delle informazioni disponibili.

Esempi di Saluti Formali

"Egr. (egregio) - Gent.le (gentile) - Gent. mo (gentilissimo) - Gent. ma (gentilissima) + il titolo della persona o un generico Sig."
"Prof. "Spett. "Alla cortese attenzione di …" che può anche essere abbreviato in "Alla C.A. di… o Alla C. Prima del nome della persona scriviamo anche il suo titolo, per esempio: Avv. (avvocato); Ing. (ingegnere); Dott. (dottore). Se non conosciamo il titolo, possiamo utilizzare un generico Sig."
"Dear Mr/Ms /Dr Smith" (Ms si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile. Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato.
"Hello Mr./Ms./Dr. Smith" (Anche qui Ms. si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile. Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale e amichevole.
"Dear Sir/Madam" (Se non conosci il nome del destinatario)

Introduzione

L'introduzione di una lettera di presentazione deve catturare l'attenzione del lettore e fornire una breve panoramica del vostro background e del vostro interesse per la posizione.

Frase di apertura: Iniziate con una frase di apertura forte che catturi immediatamente l'attenzione del lettore.
Breve introduzione: Fornite una presentazione concisa di voi stessi e menzionate la posizione specifica per cui vi state candidando.
Collegamento con l'azienda: Dimostrate di conoscere l'azienda o l'organizzazione e stabilite un collegamento tra le vostre competenze ed esperienze e la sua missione, i suoi valori o il suo settore.
Gancio accattivante: Considerate di inserire una o due frasi convincenti che mettano in evidenza i vostri punti di forza o le qualifiche chiave che vi distinguono dagli altri candidati.

Ad esempio, potreste scrivere: "Le mie qualifiche includono una laurea in Relazioni Internazionali e un'esperienza lavorativa significativa nel campo diplomatico."

Corpo della Lettera

Comincia il corpo della lettera vero e proprio, lasciamo una riga dopo l’oggetto e iniziamo a scrivere la lettera.Frasi e paragrafi devono essere brevi e ordinati. Un periodo di 12 righe senza punteggiatura, degno del monologo di Ulisse di James Joyce, in una lettera formale è decisamente fuori luogo. A nessuno piace vedere un muro di testo. Meglio andare dritti al punto avendo sempre bene in mente che il tuo interlocutore è una persona impegnata. Quando possibile, utilizza delle liste puntate numerate.

Un esempio di corpo della lettera potrebbe essere:

"Con la presente, desidero candidarmi per il ruolo di Ambasciatore presso [indicare il Paese o l'organizzazione]. Negli ultimi [indicare il numero] anni ho avuto l'opportunità di lavorare nel campo delle relazioni internazionali presso [indicare il nome dell'organizzazione o istituzione], durante i quali ho avuto modo di affinare le mie abilità diplomatiche e le mie capacità di gestione dei rapporti internazionali. Inoltre, ho acquisito una profonda conoscenza delle dinamiche politiche, economiche e sociali di [indicare il nome del Paese o della regione di interesse], e ho sviluppato relazioni positive con le autorità locali e altri stakeholders chiave."

Conclusione e Firma

La conclusione e la firma di una lettera di presentazione sono l'ultima occasione per lasciare un'impressione positiva e invitare ad agire.

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Riassunto dell'interesse: Nel paragrafo conclusivo, riassumete il vostro interesse per la posizione e ribadite il vostro entusiasmo per l'opportunità di contribuire all'organizzazione o alla scuola.
Apprezzamento e gratitudine: Esprimete apprezzamento per il tempo e la considerazione che il lettore ha dedicato all'esame della vostra candidatura.
Invito all'azione: Concludete la lettera di presentazione con un chiaro invito all'azione. Indicate la vostra disponibilità per un colloquio o esprimete il vostro interesse a discutere ulteriormente dell'opportunità.
Chiusura con omaggio: Scegliete una chiusura professionale e appropriata per concludere la lettera di presentazione, come "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Grazie".
Firma: Sotto la chiusura omaggio, lasciate uno spazio per la vostra firma autografa. Apponete la vostra firma con l'inchiostro, utilizzando uno stile leggibile e professionale.
Nome scritto: Sotto la firma, scrivere il proprio nome e cognome in un carattere chiaro e leggibile.

Ad esempio, si potrebbe concludere con: "Spero vivamente di avere l'opportunità di discutere la mia candidatura con voi di persona e di dimostrare come posso contribuire al vostro team. Ringraziando per l'opportunità di esprimere il mio interesse, resto a disposizione per un eventuale colloquio."

Errori Comuni da Evitare

Ci sono errori comuni che possono ostacolare le vostre possibilità di fare una buona impressione. Se siete consapevoli di queste insidie e le evitate, potete assicurarvi che la vostra lettera di presentazione metta efficacemente in evidenza le vostre qualifiche e si distingua dalla concorrenza.

Non bruciarti nell’introduzione. Essa dev’essere breve e precisa, senza cedere alla tentazione di “spiegare troppo”, come spesso accade quando si contatta una persona importante o quando si vuole ottenere qualcosa. Una frasetta con indicato chi sei e cosa fai è più che sufficiente.
Ringrazia la persona per l’attenzione e il suo tempo - ma non ti scusare per questo. Iniziare una comunicazione con “sorry to bother you” trasmette un tono negativo e dispiaciuto.
Concludi come hai iniziato, ovvero fai in modo che il tuo inizio e la tua conclusione concordino a livello di forma.

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