Come Preparare un Preventivo di Viaggio Efficace

Nella tua attività di agente o consulente di viaggi avrai preparato ed inviato moltissimi preventivi, perché in fondo, in una prima fase, il cliente compra il viaggio sulla carta. E poi anche “l’occhio vuole la sua parte”.

Strumenti e Risorse Utili

“Preventivo Perfetto” è un eBook che contiene le linee guida su come creare un preventivo di viaggio. I modelli sono pronti all’uso, completamente modificabili in Canva e sono stati creati per due tipologie diverse di viaggi: itinerario e vacanza in villaggio.

I modelli contengono in totale 13 pagine, che potrai duplicare, per esempio per creare itinerari su più giorni. Se sei alle prime armi con Canva, nell’eBook troverai anche un mini-video con la spiegazione di come modificare ogni pagina.

Consigli Utili per Ottenere un Preventivo Preciso

Segui questi consigli per essere sicuro di ricevere un riscontro:

Inserisci 1 sola destinazione di viaggio o anche più destinazioni: prenderemo in considerazione la prima destinazione indicata oppure quella che, tra le altre indicate, ha il miglior prezzo o secondo noi il miglior rapporto qualità/prezzo.
Nelle note del form inserisci il trattamento dei pasti preferito. Puoi inserire più di 1 trattamento: nell'ordine andremo a considerare il primo inserito o quello con il miglior rapporto qualità/prezzo.
Indicaci la durata del viaggio: nel campo date di viaggio inserisci le date precise di inizio e fine viaggio.

Quanto Costa un Viaggio? La Domanda Cruciale

Chi viaggia spesso e in autonomia si è fatto molte volte questa domanda: quanto costa un viaggio? Oggi con internet è solo una questione di pazienza arrivare a formularsi un preventivo reale. Cimentandosi in questo “gioco razionale” ci si rende conto che spesso per i veri viaggi la regola “fai da te = risparmio” è quasi sempre rispettata.

Le cose cambiano se parliamo di vacanza, tipo soggiorno in resort. Vacanze statiche e non itineranti.

Come Realizzare un Preventivo di Viaggio in Autonomia

Realizzarsi un preventivo in autonomia per sapere quanto costa un viaggio è una questione di precisione e razionalità e parte dalla pianificazione dell’itinerario e delle cose da fare e vedere che si vogliono includere durante le nostre giornate di viaggio.

Io generalmente suddivido il preventivo di spesa in Spese Certe che sono tutte quelle fisse, prevedibili in modo puntuale e Spese Vive che sono quelle più difficili da prevedere.

Spese Certe

Sono tutte quelle spese quantificabili in modo puntuale e che spesso sono già state sostenute prima di partire. E’ importante considerare non solo quelle più evidenti ed importanti in termini di spesa, ma anche quelle minori come trasferimenti brevi dall’aeroporto all’hotel, biglietti di musei o di attività che sappiamo già di voler vedere e fare, pedaggi autostradali ed altro.

Per fare questo bisogna mettere nero su bianco il programma di viaggio, giorno per giorno. Bisogna simulare nella propria mente il viaggio e le eventuali spese.

Biglietti Aerei

In questa sottocategoria delle spese certe vanno inseriti i Biglietti Aerei. Se l’aeroporto non è nella propria città ed è necessario raggiungerlo con la propria auto dovranno essere considerati i costi di parcheggio della propria auto, dell’autostrada e del carburante.

Nel caso si raggiunga l’aeroporto con mezzi pubblici tipo autobus e treno, andranno considerati questi costi. Sembra una banalità ma spesso per questa fase di viaggio si tende a considerare il costo dei soli biglietti aerei.

Costi di Spostamento

In questa sottocategoria delle spese certe vanno considerati tutti quei costi fissi prevedibili relativi ai propri spostamenti. Se ci apprestiamo ad un viaggio on the road ovviamente andranno considerati i costi di noleggio dell’auto.

Nel caso ci si sposti con i mezzi pubblici sarà necessario reperire i costi per il trasferimento dall’aeroporto alla prima destinazione.

Alloggio

Queste sono le più semplici da conteggiare. Sia che facciate un tour itinerante piuttosto che un soggiorno stanziale, saprete in anticipo il costo di ogni giorno per questa tipologia di spesa. Conteggiarle tutte è una semplice somma.

Leggi anche: Esplorare il Messico: cosa sapere

Attività ed Escursioni

Anche questa è una sottocategoria abbastanza semplice da conteggiare. Con il programma dettagliato giorno per giorno è necessario annotarsi tutte quelle cose che siamo intenzionati a fare e vedere per certo. Può trattarsi di una escursione, di una visita ad un museo o di una guida locale.

Spese Vive (Stimate)

Questa seconda macro categoria di spese comprende tutte quelle voci che più o meno sappiamo in anticipo di dover sostenere, ma che non possiamo quantificare con precisione. Possiamo solo stimarle. Qui entra in gioco la nostra bravura.

Ovviamente l’accuratezza della stima va decisa voce per voce. Per il mio viaggio in Canada dove ho percorso più di 6.000km in auto, sono andato a vedere il consumo medio sui 100km del modello di auto noleggiata. Ho trovato il costo del carburante al litro ed ho quantificato la stima della spesa in modo analitico.

Cibo

Per quanto riguarda il cibo, che riveste sempre una fetta abbastanza importante delle spese di viaggio, cerco di stimare una percentuale sulle spese certe. Come faccio? Supponiamo dover stimare le spese per il mangiare su un viaggio di 10 giorni.

Dopo aver quantificato tutte le spese certe le divido per 10 in modo da sapere quanto influiscono in media ogni giorno. Generalmente io prenoto hotel con trattamento di B&B quindi con la sola prima colazione.

In rete e sulle guide è indicato quanto costa un pasto, a seconda della tipologia. Con questi dati stimo quanto potrei spendere giorno per giorno per almeno due pasti, uno più veloce e l’altro più importante. Calcolo quanto incide in percentuale sulle spese certe giornaliere.

Calcola il Costo della Tua Vacanza Online

Quanto costa un viaggio? Sul sito puoi calcolare il costo della tua vacanza in 2 minuti: è facile e non vincolante! Personalizza la tua vacanza e ottieni il costo finale senza sorprese: inserisci il numero di partecipanti, scegli il comfort che fa per te, inserisci la data di partenza, aggiungi eventuali servizi extra (bici a noleggio, pasti non inclusi, transfer…).

Dopo il Preventivo: Cosa Fare?

Il preventivo è finito, e ora? Vuoi mettere a confronto più viaggi? Hai deciso quale sarà la tua vacanza? Siamo qui per te!

Pasqua, il ponte del 25 Aprile, i primi caldi di maggio e giugno sono un’ottima occasione per cambiare aria. Ferie in luglio e agosto? O sei tra quelli che aspettano settembre? Ti piace quello che hai letto fin qui?

Come Leggere Correttamente un Preventivo di Viaggio

Ogni anno quando decidiamo di andare in vacanza, siamo molto attenti al budget, richiediamo più preventivi al fine di poter fare la scelta più corretta, che sia un perfetto mix di qualità e buon prezzo. Generalmente quando si richiede un preventivo si vorrebbe un “tutto compreso” onde evitare sorprese una volta arrivati in struttura.

Si va alla ricerca di sconti, promozioni ed offerte speciali dedicati alle famiglie e alle coppie, sperando di poter concludere il miglior affare possibile. È molto importante saper leggere il preventivo per poter fare la scelta giusta, poiché a volte ci si perde tra le varie voci elencate, senza avere la possibilità di valutare bene ciò che la struttura ci sta offrendo.

È buona prassi indicare tutti i costi da sostenere affinché non ci siano sorprese appena arrivati in vacanza. Il sito che ci ospita ad esempio, ha adottato la politica della trasparenza, indicando tutti i costi effettivi che comporta la vacanza.

Voci Importanti nel Preventivo

Costo gestione pratica: indica l’eventuale quota d’agenzia.

Il preventivo è diviso in due parti: una parte riguarda il costo della vacanza, che comprende il prezzo della camera con il relativo trattamento; l’altra parte riguarda i costi obbligatori (qualora ci siano) da sostenere in loco all’arrivo, come le tessere club, pulizia finale e forfait di consumi in caso di formula residence.

Il nostro consiglio è di valutare sempre il rapporto tra il prezzo da pagare ed il numero di partecipanti alla vacanza, considerando anche il periodo di partenza.

Esempio Pratico

Ad esempio, se ci viene proposta una settimana di vacanza in un 4 stelle ad agosto con la famiglia composta da 2 adulti e 2 bambini con una spesa di 700 euro, tutto incluso e bambini gratuiti, la cosa più semplice da fare è il classico conto della serva e cioè dividere il costo per i partecipanti per i giorni di permanenza: (700/4)/7= € 25.

A questo punto ci rendiamo conto che la nostra vacanza costa € 25 per persona al giorno e che con questa cifra stiamo pagando colazione, pranzo e cena, bevande, pulizia e cambio biancheria. Considerando il periodo (agosto) ed il servizio (pensione completa) si potrebbe giungere alla conclusione che il prezzo è decisamente troppo basso.

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