Consolato Onorario Francese: Requisiti e Funzioni
Le procure consolari sono quegli atti rogati dagli “Uffici esteri” che, limitando il campo di indagine all’ordinamenti italiano, comprendono le “Rappresentanze diplomatiche”, distinte in “Ambasciate” e “Legazioni”, e gli “Uffici consolari” di I e II categoria.
Funzioni Notarili degli Uffici Consolari Italiani
A partire dal 28 maggio 2011, ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71, gli uffici consolari italiani possono esercitare funzioni notarili esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovano all'estero. Nella pratica, tuttavia, la maggior parte degli interventi richiesti ai consoli concerne la predisposizione di procure speciali e generali, oltre alla redazione di testamenti. Gli uffici consolari hanno una competenza notarile generale, non limitata a particolari categorie di negozi giuridici.
Il console può delegare a personale non appartenente alla carriera diplomatica, alla dirigenza amministrativa o alla terza area funzionale le funzioni notarili per le autenticazioni e le procure generali e speciali, come previsto dall’art. 4 del d.lgs. n. 71 del 2011. Il funzionario consolare onorario può esercitare le funzioni notarili solamente se tale facoltà viene espressamente richiamata dal relativo decreto di nomina del Ministro degli affari esteri.
Tutti gli atti compiuti dai consoli nell’esercizio delle funzioni notarili richiedono l’applicazione diretta della legge notarile e, per questo motivo, non hanno natura di “atti provenienti dall’estero”. Devono, quindi, essere rispettate tutte le formalità previste dall’art. 51 l. not., che richiede, tra le altre, la menzione della certezza dell’identità personale delle parti e della lettura dell’atto e l’apposizione delle sottoscrizioni marginali. Unica deroga alla legge notarile è rappresentata dalla possibilità che i testimoni utilizzati non siano residenti in Italia, come espressamente disposto dal comma 3 del citato art. 28, del d.lgs. n. 71 del 2011.
Limitazioni delle Funzioni Notarili
Una limitazione delle funzioni notarili esercitate dagli uffici consolari è stata introdotta dal decreto del Ministero degli affari esteri del 31 ottobre 2011. In forza di tale normativa, al capo degli uffici consolari italiani di Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia sono state sottratte dal 1° gennaio 2012 - almeno nella normalità dei casi - le funzioni notarili. Questa scelta è stata giustificata dal fatto che «i Notariati presenti in tali paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (Uinl) e hanno proceduto alla dichiarazione di cui all’art. 6 della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 sull’esenzione dalla legalizzazione di atti negli Stati membri della CEE o stipulato in merito Convenzioni bilaterali con l’Italia».
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I capi di tali uffici consolari possono continuare, in ogni caso, a ricevere, a richiesta di cittadini italiani, testamenti pubblici, segreti ovvero internazionali e possono altresì ricevere atti che rivestono carattere di necessità ed urgenza, quando il ritardo possa recare pregiudizio al cittadino italiano. A tal proposito, si ritiene che la verifica dell'esistenza del requisito di necessità e urgenza sia rimessa all’insindacabile valutazione dell’ufficio consolare e non debba esserne fatta menzione nel corpo dell’atto. Tale deroga è giustificata dalle difficoltà che potrebbe incontrare un nostro connazionale nel rivolgersi ad un notaio in loco, nel caso in cui non conosca la lingua del luogo.
Atti Notarili Esteri e l'Ordinamento Italiano
I cittadini italiani all'estero possono rivolgersi non solamente presso un ufficio consolare italiano, ma anche presso un professionista che svolga funzioni notarili nel paese in cui si trovano. Al contrario, chi non è cittadino italiano ed ha necessità di produrre un documento nel nostro ordinamento potrà avvalersi solamente di quest’ultima soluzione.
Nel ricevere un atto notarile proveniente dall’estero, occorre porre attenzione alla differenza tra documenti redatti da civil law notaries e da common law notaries e, tra questi ultimi, da quelli provenienti dai public notaries. In linea generale, ai fini della valutazione dell’equivalenza di un documento redatto all’estero rispetto ad un atto notarile italiano, è necessario accertare che il notaio straniero sia tenuto a svolgere, secondo la propria legge nazionale, una funzione analoga a quella del notaio italiano in relazione all’atto di cui si tratta e lo rediga nel rispetto delle norme previste dal proprio ordinamento (auctor regit actum). La certificazione effettuata dal notaio straniero deve essere sostanzialmente equivalente, seppure non identica, a quella apposta dal notaio italiano in un omologo atto.
Differenze tra Common Law e Civil Law Notaries
La grande distinzione tra i sistemi di common law e quelli di civil law si riflette sia nella figura dei notai prevista nei rispettivi ordinamenti, sia nelle relative funzioni svolte. In merito, si è affermato che i common law notaries e i civil law notaries hanno in comune solo il nome. È significativo in tal senso un documento della Fatf (Financial Action Task Force) del 2008, specificamente dedicato alle professioni legali, nel quale è stato messo in evidenza che solamente i civil law notaries, a differenza dei common law notaries, hanno facoltà di conferire ai documenti da loro redatti forza esecutiva e valore di prova privilegiata in sede processuale, facoltà, invece, sconosciuta nel mondo anglosassone, che non conosce la forma dell’atto pubblico dei sistemi latini.
I paesi di civil law delineano chiaramente la professione notarile e attribuiscono al notaio funzioni similari a quelle disciplinate dalla nostra legge notarile e riconoscono agli atti dagli stessi redatti, di regola, la forma corrispondente a quella del nostro atto pubblico. Non si presenta così, generalmente, alcuna problematica nell’utilizzo di documenti redatti da civil law notaries, ferma restando, comunque, la necessità di rispettare le eventuali formalità connesse alla traduzione e alla legalizzazione o all’Apostille, nonché, ovviamente, la legge applicabile all’atto o al negozio di cui si tratta.
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Scrivener Notaries
È da segnalare che nella prima giurisdizione di common law, l’Inghilterra, si distingue un piccolo gruppo, di circa una trentina di professionisti, che ha il titolo di scrivener notary. Gli scrivener notaries esercitano nella City di Londra e nei suoi dintorni e costituiscono una branca distinta della professione notarile inglese, non cumulata a quella di avvocato. Questi professionisti si caratterizzano per il possesso di specifici requisiti di istruzione relativi allo studio di materie giuridiche di base, con l'aggiunta di diritto romano o diritto civile e diritto internazionale privato. Il titolo di scrivener notary viene attribuito dalla Worshipful Company of Scriveners, che verifica il possesso delle qualifiche necessarie per esercitare la relativa professione. Questo esame comprende pratica notarile avanzata, una legge straniera relativa alla pratica notarile e due lingue straniere. È inoltre richiesto di intraprendere un periodo di tirocinio, generalmente della durata di due anni, di cui una parte viene normalmente trascorsa all'estero nell'ufficio di un notaio o avvocato di diritto civile.
La specializzazione del loro lavoro ha permesso agli scrivener notaries di distinguersi dagli altri notai inglesi e di trovare un riconoscimento anche nei paesi di diritto civile con la loro adesione nel 1998 all'Unione Internazionale del Notariato (Uinl), come unico membro appartenente a un sistema di common law. Nella pratica, gli scrivener notaries sostengono, nei limiti del loro ordinamento giuridico, i principi della pratica notarile, tipici delle giurisdizioni di diritto civile, alle quali è principalmente rivolta la loro attività. L’obiettivo degli scrivener notaries è di identificare, comprendere e applicare i principi e le regole dei sistemi giuridici d'oltremare per garantire che i documenti da loro emessi e autenticati siano ritenuti validi ed efficaci in altre giurisdizioni.
Per questo motivo, sono gli stessi scrivener notaries a limitare il loro potere ad elaborare documenti in forma notarile per l’estero all’emissione di procure (powers of attorney), con esclusione di qualsiasi atto con contenuto negoziale. La figura degli scrivener notaries riveste, quindi, fondamentale importanza per preparare e autenticare procure che creano o incidono su diritti, doveri e obblighi principalmente al di fuori del Regno Unito. Grazie al loro specifico processo di formazione, gli scrivener notaries sono in grado di curare anche la traduzione e il procedimento di legalizzazione o di Apostille, in modo che tali documenti possano essere utilizzati direttamente nelle giurisdizioni estere a cui sono rivolti.
Simili figure possono essere anche trovate in alcune giurisdizioni degli Stati Uniti e del Canada, il cui diritto privato è basato sul civil law, come Louisiana, Puerto Rico e Québec. In tali sistemi, coloro che esercitano la professione notarile hanno prerogative simili agli scrivener notaries della City di Londra e devono seguire un percorso specifico di studi per conseguire il relativo titolo.
Negli ordinamenti di common law, invece, non vi sono disposizioni legislative che attribuiscono la forza di prova privilegiata e l’efficacia esecutiva dei documenti notarili inglesi che, quindi, non possono essere definiti atti pubblici. Innanzitutto, è da mettere in evidenza che la grande maggioranza dei public notaries inglesi riveste anche la funzione di solicitor.
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Competenze dei Public Notaries
Le competenze dei public notaries consistono principalmente nel ricevimento di dichiarazioni giurate e attestazioni e nell’accertamento della provenienza delle sottoscrizioni, senza, normalmente, prestare consulenza giuridica, con l’importante precisazione che ciò è addirittura vietato dalla quasi totalità delle leggi vigenti negli Stati Uniti, proprio per evitare che venga confuso (soprattutto dalle persone di cultura latina) l’intervento di un public notary locale (persona alla quale viene di regola attribuito l’incarico di autenticare sottoscrizioni su diversi documenti dopo un corso di formazione di alcune ore soltanto) con quello di un civil law notary. Per questi motivi, si ritiene pragmaticamente che i documenti portanti le sottoscrizioni autenticate da detti public notaries siano idonei a garantire solamente la riferibilità delle firme in capo ai sottoscrittori e la loro identità.
La prassi ritiene, come principio di massima, che solo atti quali le scritture con sottoscrizione autenticata da un public notary possano avere nel nostro ordinamento un valore equivalente alle nostre, sempre che soddisfino i requisiti minimi di sicurezza giuridica richiesti per la loro circolazione in Italia, anche in considerazione della esigenza di non creare un totale blocco nelle relazioni giuridiche con gli ordinamenti di common law, visto il sempre più frequente uso che di questi documenti viene fatto.
Qualsiasi documento diverso dalla procura (così, ad esempio, atti di trasferimento di immobili, donazioni, verbali societari etc.) pone ragionevoli dubbi circa la sua diretta utilizzabilità in Italia previo semplice deposito ai sensi dell’art. 106, comma 1, n. 4, l. not., talché sarà spesso auspicabile che le parti che ne vogliano far uso siano invitate a stipulare il relativo atto presso un notaio italiano.
Deposito e Integrazione di una Procura Estera
Come detto, le procure consolari richiedono l’applicazione diretta della legge notarile e, quindi, non hanno natura di “atti provenienti dall’estero”. In linea teorica, le autorità consolari devono curare tutte le formalità successive e connesse agli atti da loro redatti o ricevuti e aventi ad oggetto beni siti in Italia, in quanto esercitano l’attività di pubblici ufficiali come se operassero nel territorio dello Stato.
Gli atti ricevuti o autenticati tramite gli uffici consolari sono equiparati agli atti ricevuti in Italia e assoggettati alle norme di diritto interno. Dal punto di vista fiscale, tutti gli atti consolari sono soggetti, oltre che alla tassa indicata nella Tariffa consolare, che viene pagata in sede di stipula presso il Consolato, anche a tutte le imposte e tasse dovute ai sensi della normativa italiana che, di prassi, non sempre vengono corrisposte tramite il Consolato.
Le autorità consolari sono tenute a trasmettere direttamente alle competenti autorità nazionali, salvo diverse istruzioni del Ministero degli affari esteri, gli atti notarili o le copie dei medesimi e qualunque altro atto o documento la cui trasmissione è richiesta dal codice civile, dalle leggi notarili e da altre normative vigenti, come previsto dall'art. 76 del d.lgs. n. 71 del 2011.
In alternativa, gli atti consolari non soggetti ad adempimenti pubblicitari ulteriori rispetto alla registrazione, come le procure generali, possono essere direttamente allegati ad un atto italiano in copia conforme. L'allegazione permette l'adempimento dell'obbligo di registrazione anche dell'atto allegato, tramite l'istituto dell'enunciazione, e ha lo stesso valore del preventivo deposito ai sensi dell'art. 106 l. not. Si ritiene, infatti, che anche la mera allegazione ad un atto pubblico o ad una scrittura privata conservata dal notaio permetta di assicurare quelle esigenze di conservazione e di custodia alle quali tende il deposito previsto in caso d’uso.
Ai fini della pubblicità nei pubblici registri, invece, il deposito ai sensi dell’art. 106, comma 1, n. 4, l. not. costituisce la modalità preferibile e consigliabile per il notaio per effettuare i necessari adempimenti pubblicitari di un atto redatto all’estero da autorità consolari o diplomatiche italiane, nonostante tale atto si possa definire “nazionale” o “italiano”. Questo modus operandi, pur non trovando riscontro in alcuna previsione normativa, è riconosciuto dallo stesso Ministero degli affari esteri e della cooperazione internazionale, nel cui sito viene espressamente affermato che «il notaio può essere a volte il mandatario del cliente rispetto alla pubblicità...
Validità della Procura
Per la validità della procura vige normalmente il principio del parallelismo della forma: l’art. 1392 c.c. richiede infatti per la procura la stessa forma del contratto o dell’atto giuridico da concludere. Questo principio del parallelismo della forma è tuttavia mitigato per le procure provenienti dall’estero da una specifica norma di diritto internazionale privato, l’art. 60 della legge 31 maggio 1995 n. 218, secondo la quale “L’atto di conferimento dei poteri di rappresentanza è valido, quanto alla forma, se considerato tale dalla legge che ne regola la sostanza oppure dalla legge dello Stato in cui è posto in essere”.
Per quanto concerne l’individuazione delle parti (di chi conferisce e chi riceve procura) non è necessario siano individuati con tutti gli elementi prescritti dalla legge notarile italiana (nome e cognome, luogo e data di nascita, domicilio o residenza). Importante è anche l’aspetto per cui la firma deve essere fatta in presenza, quindi il conferente procura deve firmare alla presenza di chi autenticherà la firma.
Apostille
Con la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, è stata introdotta l’Apostille, che ha lo scopo di verificare l’autenticità della firma e la qualità del firmatario dell’atto e costituisce un’attestazione circa la provenienza della sua sottoscrizione. Questo processo avviene mediante l’apposizione, in calce al documento, di una formula predefinita, che consente l’immediato recepimento del documento stesso negli Stati aderenti alla Convenzione.
La Convenzione ne ha fissato una formula e un contenuto standard e ne ha stabilito anche la stessa struttura grafica, prevedendo che sia inserita in un riquadro con una numerazione progressiva delle righe di testo. Quanto alla lingua, questa non ha necessità di essere tradotta. Generalmente tale accertamento è effettuato mediante una prima legalizzazione c.d. “interna”, con la quale l’autorità competente nello Stato estero, seguendo la propria normativa, certifica la qualità dell’ufficiale rogante o autenticante del proprio Paese.
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