Numero Verde Turismo 5 Stelle: Guida Completa all'Utilizzo del Sistema Ross1000 in Emilia-Romagna

La Regione Emilia-Romagna, per agevolare e rendere più tempestiva la raccolta dati sul movimento turistico e ridurre il disturbo statistico, mette a disposizione delle strutture ricettive rispondenti l'applicazione Ross1000 (in precedenza Turismo5).

Obblighi e Adempimenti

È necessario utilizzare Ross1000?

La Regione Emilia-Romagna, per agevolare e rendere più tempestiva la raccolta dati sul movimento turistico e contemporaneamente ridurre il disturbo statistico, mette gratuitamente a disposizione di tutte le strutture ricettive sul suo territorio l'applicativo Ross1000.

È obbligatorio comunicare i dei dati sulla movimentazione clienti alla Regione?

Sì, la Regione Emilia-Romagna conduce la raccolta locale dei dati per conto di Istat, in qualità di organo intermedio di rilevazione. L'obbligo di risposta per le strutture ricettive è disciplinato dall'art. 7 del d.lgs. n. 322/1989. Tutte le strutture contemplate dalla L.R. 16/2004 e ss.mm. sono tenute alla comunicazione dei "dati sulla consistenza ricettiva e sul movimento dei clienti secondo le modalità indicate dalla struttura regionale competente in materia di statistica" (quand'anche il movimento fosse “zero”) così come previsto agli articoli 12, 13 (specificamente rivolti agli appartamenti ammobiliati per uso turistico e all'attività saltuaria di alloggio e colazione - B&B) e dall'articolo 21 comma 3c (rivolto a tutte le attività ricettive alberghiere, extralberghiere e all'aria aperta).

Se utilizzo Ross1000, devo comunicare i dati alla Questura tramite AlloggiatiWeb?

Sì, il caricamento degli ospiti sul portale della Questura AlloggiatiWeb è obbligatorio. Per quelle strutture che utilizzano Ross1000 come gestionale per il check-in degli ospiti, l'applicativo agevola quella procedura, poiché da Ross1000 è possibile generare un file che dovrà essere caricato sul portale AlloggiatiWeb per adempiere alla normativa in materia di pubblica sicurezza secondo quanto previsto dall'art. 109 del T.U.L.P.S..

Entro quando devo comunicare i dati su Ross1000?

Preferibilmente la registrazione degli ospiti va fatta giornalmente o comunque contestualmente all'invio dei dati alla questura. In ogni caso la registrazione degli ospiti per l'intero mese deve essere effettuata entro il quinto giorno del mese successivo.

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Accesso e Utilizzo del Sistema Ross1000

Come posso accedere a Ross1000?

Il titolare\legale rappresentante della struttura ricettiva potrà accedere a Ross1000 tramite autenticazione SPID\CIE\CNS, una volta ricevuta la notifica di avvenuta abilitazione. Le informazioni relative al titolare\legale rappresentante saranno desunte dalle pratiche di avvio\subentro presentate agli Enti Locali (Sportelli Unici per le Attività Produttive (SUAP) dei Comuni) e da questi ultimi inoltrate alla Regione.

Ho dimenticato la password di accesso a Ross1000, come devo procedere?

La password viene utilizzata solo per la trasmissione di dati a Ross1000 da gestionali commerciali in modalità web services. In tutti gli altri casi l'accesso a Ross1000 avviene con autenticazione SPID\CIE\CNS (Manuale Ross1000 - Accesso SPID\CIE\CNS e creazione deleghe (PDF - 544,7 KB)). Nella pagina di login esiste il pulsante “recupero password”. Si comunica, inoltre, che è possibile salvare le credenziali per permettere l'accesso in maniera immediata; per farlo basterà spuntare il box “ricorda credenziali”.

Come si fa a registrare un ospite?

Andare in check-in/registra ospite e compilare la scheda di registrazione facendo particolare attenzione ai campi obbligatori contrassegnati dal simbolo . Una volta conclusa la compilazione di tutti i campi cliccare sul bottone "salva".

Inserendo i dati degli ospiti il sistema non riconosce il comune di residenza e pertanto non riesco a concludere il check-in.

Probabilmente si sta cercando di inserire un comune di residenza non più attivo a livello amministrativo (ad esempio per fusione di comuni) e quindi il sistema non lo accetta come valido. Digitando le prime 3 lettere del comune il sistema propone una lista di opzioni tra cui scegliere.

Cliccando “salva” per registrare l'ospite la procedura non va a buon fine.

Quando si verifica questa situazione non sono stati compilati i campi obbligatori della scheda contrassegnati da questo simbolo . Un avviso a inizio schermata, informerà che la maschera non è completa, contrassegnando i campi obbligatori come non compilati. Ricontrollare la maschera di inserimento procedendo orizzontalmente, da sinistra verso destra, facendo attenzione ai campi obbligatori.

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È possibile snellire la procedura di registrazione degli ospiti che hanno già soggiornato in struttura precedentemente?

Sì, esiste una funzione “ricerca ospiti” che permette di recuperare i dati adattandoli all'inserimento in corso. Nella maschera di registrazione ospite, dopo aver selezionato il tipo alloggiato, inserire il cognome del soggetto e cliccare la lente azzurra . In alto a destra verrà mostrato il risultato della ricerca; se compaiono più soggetti selezionare quello interessato. Verrà così compilata, in parte, la maschera di registrazione e basterà solo integrare/modificare i dati per concludere l'operazione.

Come posso segnalare che la mia struttura è stata aperta nel mese ma non ho avuto ospiti?

Andare in "check-in/gestione disponibilità" selezionare il mese d'interesse e se il calendario è completamente bianco, cliccare il pulsante per completare il mese, che si colorerà automaticamente di giallo. Consigliamo comunque di effettuare queste operazioni a mese concluso.

Come posso segnalare che la mia struttura è rimasta chiusa?

Andare in "check-in/gestione disponibilità" e selezionare il mese d'interesse. Se il calendario del mese è tutto bianco o sono presenti dei giorni bianchi (che indicano mancata dichiarazione) e la struttura è stata chiusa, basta cliccare sul pulsante e i giorni si coloreranno di grigio. In alternativa per intervenire su un giorno preciso oppure un determinato periodo, cliccare due volte sul singolo giorno e nella finestra che appare togliere la spunta su ”struttura aperta”, se poi volete estendere la dichiarazione ad ulteriori giorni mettete una data di fine nel campo “propaga valori fino”. Consigliamo comunque di effettuare queste operazioni a mese concluso.

Nel tentativo di registrare un ospite mi compare il seguente errore: “Non è possibile inserire una presenza per il giorno [data] perché la struttura è chiusa”. Cosa devo fare?

Significa che sul calendario ("gestione disponibilità") quel giorno la struttura è stata messa chiusa (ovvero calendario grigio). Per modificarlo basterà rientrare nel menù "check-in/gestione disponibilità", selezionare il mese di interesse e verificare l'apertura o chiusura nei giorni interessati. Cliccando su ogni giorno si aprirà una maschera dove è possibile specificare l'apertura mettendo la spunta su “struttura aperta”. La casellina del calendario a questo punto da grigia (stato di chiusura) diventa gialla (stato apertura) e quindi si potrà tornare al check-in e procedere con l'inserimento degli ospiti.

Ho dei dipendenti che alloggiano in struttura come posso registrarli?

Ai fini Istat tale categoria di ospiti è da considerare “Non turista”. Infatti, secondo la definizione di Istat sono considerati “Non turisti” tutte le persone che utilizzano l'esercizio ricettivo come residenza permanente (più di un anno), prestatori d'opera alle dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l'esercizio, ospiti della struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, rifugiati, etc. Per segnalare un “Ospite non turista” in fase di registrazione basterà spuntare l'apposita casellina in questo modo le presenze di questa persona non verranno conteggiate ai fini Istat ma l'ospite potrà comunque essere comunicato tramite apposita procedura all'interno del menù check-in/genera file questura alla questura. Tali ospiti rimarranno evidenziati in azzurro, nel menù check-in/storico ospiti.

La casellina del calendario rimane gialla nonostante ci sia un ospite inserito. Come mai?

Questa casistica avviene quando l'ospite caricato è stato indicato come “Ospite non turista” (ovvero è stata spuntata la casellina “Ospite non turista” nella maschera “registra ospite”), così facendo non va ad aumentare né il numero di presenze né di camere occupate, appare quindi come giorno a movimento zero.

Per inserire un gruppo come devo procedere?

Entrare nel menù "check-in/registra ospite", inserire come prima tipologia alloggiato il “capogruppo" al quale va assegnata la totalità di camere occupate dell'intero gruppo, compilare i restanti campi e salvare. Successivamente inserire gli altri componenti del gruppo identificandoli con la tipologia “membro di gruppo” e avendo cura di verificare che per ognuno il capo gruppo (in alto a destra) sia quello corretto. Per i membri del gruppo le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e periodo di soggiorno vengono ereditate dal capo gruppo, quindi vanno modificate solo se diverse. Inoltre, per tutti i membri del gruppo non verranno richiesti i dati del documento di riconoscimento ma solo per il capo gruppo.

Per inserire una famiglia come devo procedere?

Entrare nel menù "check-in/registra ospite", inserire come prima tipologia alloggiato il Capo famiglia (non necessariamente il padre di famiglia ma colui o colei che sarà presente per tutto il periodo del soggiorno), al quale va assegnata la totalità delle camere occupate dell'intero nucleo familiare, compilare i restanti campi e salvare. Successivamente inserire gli altri componenti del nucleo familiare identificandoli con la tipologia “familiare” ed avendo cura di verificare che il capo famiglia (mostrato in alto a destra) sia quello corretto. Per i familiari le informazioni relative a residenza, cittadinanza, stato di nascita e periodo di soggiorno vengono ereditate dal capo famiglia, quindi vanno modificate solo se diverse. Inoltre, per tutti i familiari non verranno richiesti i dati del documento di riconoscimento ma solo per il capo famiglia.

Un soggetto appartenente ad un nucleo familiare arriva due giorni dopo i restanti componenti; posso inserirlo agganciandolo al nucleo familiare?

Se si vuole caricare il soggetto all'interno del nucleo familiare già precedentemente registrato, procedere come inserimento di un familiare: quindi selezionare il relativo capofamiglia e compilare i restanti campi ricordandosi di variare la data di arrivo di quest'ultimo. In questo caso, per la trasmissione alla questura, occorrerà caricarlo manualmente sul portale alloggiatiweb come ospite singolo. Diversamente, l'ospite potrebbe essere inserito come ospite singolo anche in Ross1000, prestando attenzione al campo delle camere occupate, che andrà valorizzato a 0 se non occupa camere in più rispetto a quelle già assegnate alla famiglia. Solo in quest'ultimo caso è possibile utilizzare la funzione di “genera file questura” per comunicare i dati, di quest'ultimo, anche alla polizia di stato.

Ho degli amici che condividono la stessa camera. Come si inseriscono?

La procedura migliore è registrarli tutti come ospiti singoli, ma solo ad uno di loro va assegnata camera occupata=1 mentre agli altri va compilato camera occupata=0.

Ho inserito degli ospiti, come faccio a vedere se è andato tutto a buon fine?

Ogni volta che si caricano ospiti apparirà un messaggio di riscontro positivo o meno dell'operazione (in alto a destra). In ogni caso è possibile visualizzare l'elenco di ciò che è stato inserito nella sezione "Check-in/storico ospiti". Procedere in questo modo: selezionare il periodo, data inizio e data fine (di default il sistema è impostato sulla data odierna), scegliere di vedere tra presenze o arrivi riferiti al periodo selezionato e cliccare su filtra.

Ho erroneamente inserito un ospite mettendolo come ospite singolo invece di catalogarlo come familiare; è possibile modificarlo?

No, non è consentito il cambio di tipologia dell'ospite già salvato, dovrà essere eliminato e reinserito nuovamente. In alternativa, se non si vuole procedere con la cancellazione, lo si può anche lasciare invariato inserendo a 0 le camere occupate se occupa le stesse camere del nucleo familiare.

A cosa serve il pulsante “pulisci” in fondo alla pagina?

Il pulsante “pulisci” viene utilizzato per ripulire la schermata di registrazione più velocemente nel caso di errata compilazione.

Cosa faccio se non vedo l'ospite inserito tra l'elenco degli ultimi caricamenti?

Se non si trova nella lista immediatamente sotto la maschera di registrazione è sicuramente stato inserito con una data più remota. Lo si può trovare quindi nel menù "check-in/storico ospiti" aiutandosi con i parametri di ricerca. Diversamente l'operazione potrebbe non essere andata a buon fine.

Il mezzo di trasporto, tipo di turismo, titolo di studio e canale di prenotazione sono obbligatori?

No, non sono campi obbligatori al fine della registrazione dell'ospite ma consigliamo comunque di compilarli poiché arricchiscono il dato raccolto permettendoci di conoscere meglio le caratteristiche del turismo che contraddistingue il territorio emiliano-romagnolo.

Una volta inserito l'ospite cosa devo fare per comunicarlo alla Regione Emilia-Romagna?

Nient'altro, dal momento che i dati sono stati inseriti nella maschera di check-in, oppure è stato importato il file .txt o .xml estrapolato dal gestionale; i dati arrivano direttamente in forma anonima alla Regione Emilia-Romagna che procederà alla loro validazione e alla successiva comunicazione ad Istat in forma aggregata.

È passato del tempo dall'effettivo arrivo degli ospiti posso caricarli ugualmente su Ross1000?

Sì, se per qualche motivo non è stato possibile caricare i clienti al momento del loro arrivo in struttura, lo si può comunque fare anche successivamente specificando le reali date di arrivo e di partenza. Si ricorda però, che la comunicazione alla Polizia di Stato, sul portale AlloggiatiWeb, va comunque conclusa entro le 24 ore dall'arrivo dell'ospite.

Come faccio a scaricare il modulo di informativa privacy?

Una volta registrato l'ospite, basterà guardare nella lista degli ultimi ospiti inseriti oppure spostarsi nel menù "Check-in/storico ospiti", ricercare l'ospite e cliccare sul pulsante a inizio riga, per scaricare l'informativa sulla privacy e il modulo di consenso da far firmare al cliente. Dopo aver assolto all'obbligo di legge dell'invio dati alla questura, se il cliente non ha firmato il consenso al trattamento dati è possibile anonimizzarlo (attenzione, la procedura non è reversibile).

Devo ricercare un ospite ma al posto di nome e cognome vedo la dicitura “Nominativo riservato”.

Questa situazione si verifica quando volontariamente e su richiesta dell'ospite è stata eseguita la procedura dalla quale non è più possibile tornare indietro. L'unica maniera per trovare la persona ospitata è utilizzare il suo ID univoco di riconoscimento, oppure il periodo del soggiorno, la tipologia di ospite e la provenienza.

Precisazioni sulla Diffusione dei Dati

Le rilevazioni attive del programma nazionale Precisazioni sulla diffusione dei dati Le rilevazioni Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi e Rilevazione delle tipologie e caratteristiche dei clienti negli esercizi ricettivi prevedono una cadenza mensile per la verifica e il rilascio dei dati in forma provvisoria; tali attività si concludono solitamente entro 30 giorni dal termine del mese di riferimento. Si procede poi a una complessiva revisione annuale, svolta di solito nei mesi di febbraio e marzo dell'anno successivo a quello di rilevazione.

I dati provvisori mensili vengono sistematicamente comunicati a Istat e pubblicati sul portale di statistica della Regione Emilia-Romagna; il dato annuale viene inoltrato a Istat per una validazione finale: in attesa di quest'ultima verifica, il dato viene pubblicato sul portale regionale di statistica come “consolidato in attesa di validazione”.

Mensilmente si possono verificare casi di mancata risposta che, nel corso dell'anno, vengono solitamente recuperati a seguito di contatti con la struttura. Per alcune strutture non rispondenti è possibile comunque procedere alla stima di arrivi e presenze basandosi sull'andamento del movimento che le stesse hanno comunicato nei periodi precedenti: il numero delle strutture stimate, solitamente decresce via via che ci si avvicina alla chiusura annuale della rilevazione e che i ripetuti contatti con i gestori degli esercizi ricettivi producono il proprio effetto.

Segreto Statistico, Obbligo di Risposta e Tutela dei Dati Personali

I dati raccolti, tutelati dal segreto statistico (art. 9 d.lgs. n. 322/1989) e sottoposti alla normativa in materia di protezione di dati personali (Regolamento (UE) 2016/679, d.lgs. n. 196/2003, d.lgs. n. 101/2018, Regole deontologiche per trattamenti a fini statistici o di ricerca scientifica effettuati nell'ambito del Sistema statistico nazionale) saranno diffusi in forma aggregata, in modo tale che non sia possibile risalire ai soggetti che li forniscono o ai quali si riferiscono.

L'obbligo di risposta per le rilevazioni sul movimento clienti è sancito dall'art. 7 del d.lgs. n. 322/1989 e dal DPR 9 marzo 2022 di approvazione del Programma statistico nazionale 2020-2022 e dall'allegato elenco delle indagini che comportano l'obbligo di risposta per i soggetti privati.

Anche la legge regionale n. 16 del 28 luglio 2004, art. 21 comma 3 lett. stabilisce tale obbligo.

Sanzioni

La L.R. Art. 38, commi 4 e 5 della LR 27/2015 prevede che, dopo aver inserito i prezzi massimi e dopo ogni modifica, il titolare della struttura ricettiva avrà cura di stampare dalla stessa sezione "ANAGRAFICA/prezzi" la scheda prezzi che dovrà essere esposta sempre aggiornata per l'anno corrente. La mancanza della stampa ed esposizione nei locali di ricevimento del pubblico all'interno delle strutture ricettive alberghiere ed extra alberghiere della SCHEDA PREZZI MASSIMI AGGIORNATA è passibile di SANZIONI PECUNIARIE previste dall'art. 40, comma 7 della L.R.

CIN (Codice Identificativo Nazionale)

Pubblicato in data 03/09/2024 nella Gazzetta Ufficiale l’Avviso, previsto ai sensi del comma 15, art. 13-ter, decreto-legge n. 145/2023.

Le disposizioni dell’art. 13-ter del D.L. n. 145/2023 sono applicabili a partire dal 2 novembre 2024 (sessantesimo giorno successivo alla pubblicazione, nella Gazzetta Ufficiale del 3 settembre 2024, dell’Avviso attestante l’entrata in funzione della piattaforma per l’assegnazione del CIN). Tuttavia, si precisa che il termine per il conseguimento del CIN è stato fissato al 1° gennaio 2025, in modo da garantire piena uniformità di applicazione della disciplina su tutto il territorio nazionale.

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