Apostille e Requisiti per il Notaio Straniero in Italia

Quando un parente o un conoscente risiede all'estero e non può presenziare in Italia per la firma di un atto notarile, è possibile avvalersi di un notaio straniero o della rappresentanza diplomatica o consolare italiana all'estero per rilasciare una procura.

Validità degli Atti Stranieri in Italia

Spesso, procure provenienti dall'estero non possono essere utilizzate in Italia a causa di vizi formali o sostanziali. Per regola generale, a norma dell’art. 33, comma 2, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, atti e documenti formati da un’autorità straniera per poter essere validamente utilizzati in Italia devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero.

Tuttavia, atti e documenti formati da organi delle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero o dai funzionari da loro delegati non sono considerati atti “stranieri” e possono essere direttamente utilizzati in Italia senza necessità di alcuna formalità.

La Legalizzazione degli Atti

La legalizzazione è un procedimento amministrativo piuttosto farraginoso e lungo, spesso in contrasto con le moderne esigenze di rapida circolazione internazionale di atti e documenti. Per regola generale, a norma dell’art. 33, comma 1, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, atti e documenti formati in Italia per poter essere utilizzati all’estero devono essere legalizzati a cura dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero competente o di altri organi e autorità delegati dallo stesso.

La legalizzazione, la cui disciplina è essenzialmente contenuta nel d.p.r 28 dicembre 2000, n. 445 e nella legge consolare (d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71), consiste nell’attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell’autenticità della firma stessa (art. 1, lett. l), d.p.r. 28 dicembre 2000, n. Essa non garantisce la validità o l’efficacia del contenuto del documento, bensì soltanto la natura di pubblico ufficiale del soggetto che lo ha ricevuto e la mancanza della legalizzazione impedisce l’utilizzo del documento in Italia ai sensi del combinato disposto degli artt. 106 l. not. e 68 reg. not.

Il Processo di Legalizzazione

Immaginiamo un atto firmato da un notaio cinese. Nel momento in cui si perfeziona l’atto occorre far presente al notaio cinese che l’atto dovrà essere utilizzato in Italia. Il notaio cinese provvederà a far legalizzare la propria firma dalla competente autorità cinese, ossia un’autorità cinese superiore attesterà che la firma apposta su quell’atto è la vera e autentica firma del notaio cinese (legalizzazione esterna).

L’atto così legalizzato dalla competente autorità cinese deve essere portato alla rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Cina; qui il funzionario delegato della rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Cina provvederà a legalizzare nuovamente il documento, ossia l’autorità italiana all’estero attesterà che la legalizzazione apposta su quell’atto dall’autorità cinese è vera e autentica (legalizzazione interna).

L’art. 1, comma 1, lettera l) del D.P.R. n. 445/2000 definisce la legalizzazione di firma come «l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa». L'art. 30 del medesimo D.P.R. n. 445/2000 stabilisce che nelle «legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma si legalizza.

Esaminando le norme sopra riportate, si notano subito le differenze tra la legalizzazione e l'autenticazione: nella prima vengono certificate la legale qualità di chi ha apposto la firma e la sua autenticità, senza effettuazione di alcun controllo sul contenuto dell'atto (demandato come si è visto, per l'utilizzo in Italia, al notaio che riceverà poi l'atto estero in deposito).

L'Apostille: Un Procedimento Semplificato

Alcuni Paesi, tra i quali l’Italia, hanno adottato lo strumento dell’apostille, ossia un procedimento semplificato e sostitutivo della legalizzazione. Ebbene, se il Paese dal quale proviene l’atto (o documento) o al quale l’atto (o il documento) è destinato ha aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, non sarà necessario il doppio passaggio (non saranno necessarie le due legalizzazioni interna ed esterna).

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Immaginiamo un atto firmato da un notaio spagnolo. Nel momento in cui si perfeziona l’atto occorre far presente al notaio spagnolo che l’atto dovrà essere utilizzato in Italia. Il notaio spagnolo provvederà a far apporre l’apostille al proprio atto, ossia un’autorità spagnola superiore attesterà la qualifica ufficiale del notaio che ha sottoscritto l’atto e l’autenticità del suo sigillo.

L’apostille consiste materialmente nell’apposizione sull’atto di un modello uniforme in tutti i Paesi che hanno aderito alla convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961. L’atto, così munito dell’apostille (dall’autorità spagnola), potrà essere spedito e utilizzato in Italia (senza dover passare dalla rappresentanza diplomatica o consolare italiana in Spagna) dove si provvederà alla traduzione.

Atti e documenti italiani destinati all’estero devono essere muniti dell’apostille della Prefettura o della Procura della Repubblica.

L’Apostille è, quindi, una formalità analoga alla legalizzazione, dalla quale, tuttavia, si differenzia perché è costituita da una precisa formula, regolata per tutti i Paesi dalla Convenzione dell’Aja, ed è eseguita direttamente dall’autorità del luogo in cui il documento è formato, generalmente il Ministero degli Affari Esteri. In particolare, l’Apostille certifica l’autenticità della firma, la qualità in forza della quale il soggetto che ha autenticato la firma ha agito e, se del caso, l’identità del sigillo o del timbro apposti.

La giurisprudenza di legittimità ha affermato che l’Apostille, che ai sensi degli artt. 3 e 5 della Convenzione dell’Aja deve certificare la veridicità della firma e del sigillo del pubblico ufficiale da cui promana, non è parte di detto atto, di modo che, ove sia redatta in epoca successiva e su un documento separato, non sposta in avanti la data di formazione dell’atto medesimo (Cass. 17 giugno 1994, n. 5877, in Nuova giur. Civ.

Per quanto riguarda l’Italia: gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile, competente è il Procuratore della repubblica presso i Tribunali nella cui circoscrizione gli atti sono formati.

Convenzioni Internazionali e Circolazione degli Atti

Esiste un terzo regime di circolazione degli atti stranieri (oltre alla legalizzazione e all’apostille) o, meglio, una sorta di non regime, nel senso che l’atto può circolare liberamente tra i due Paesi (quello di partenza e quello di destinazione). Ma ciò è possibile solo se tra l’Italia e il Paese estero esiste una specifica convenzione internazionale bi o plurilaterale.

Esiste in particolare la convenzione plurilaterale di Bruxelles del 25 gennaio 1987 relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri dell’Unione Europea che, tuttavia, è stata ratifica solo da Italia, Danimarca, Irlanda, Belgio e Francia.

Alcuni Stati (Belgio, Francia, Germania, Irlanda, Danimarca, Lettonia, e Italia, che vi ha provveduto con L. 24 aprile 1990, n. 106), hanno ratificato la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987 che ha soppresso, fra i predetti Stati, ogni forma di legalizzazione compresa l’Apostille.

Traduzione degli Atti Stranieri

In ogni caso, l’atto proveniente dall’estero, se redatto in lingua diversa dall’italiano, deve essere tradotto in lingua italiana. La traduzione deve essere asseverata, cioè certificata conforme al testo in lingua straniera.

La traduzione degli atti esteri in italiano è inoltre disciplinata dall'art. 11, comma 5, del D.P.R. n. 131/1986 ai fini della registrazione: tale norma non pare applicabile nella sua lettera agli atti depositati presso un notaio italiano, per i quali si applica l'esposta disciplina speciale dell'art. 68 R.N.

Devono essere tradotte tutte le parti dell'atto estero: se l'atto depositato è una scrittura privata autenticata, l'obbligo di traduzione riguarda anche la formula dell'autentica, al fine di consentire la verifica dei requisiti minimi del controllo e della certificazione effettuati dall'ufficiale autenticante.

Il Ruolo del Notaio Italiano

L'attuale contesto economico e giuridico internazionale rende sempre più frequenti i casi in cui al notaio italiano viene richiesto di ricevere in deposito o semplicemente di utilizzare atti provenienti da paesi stranieri. In tale contesto al notaio italiano è richiesto un attento esame del documento ricevuto, al fine di poter stabilire se tale documento sia direttamente utilizzabile in Italia, se possa in qualche modo essere adeguato alla normativa interna o se invece non possa in alcun modo produrre effetti nel nostro ordinamento.

Nel caso di utilizzo di una procura estera in un atto notarile da stipulare in Italia è estremamente importante il controllo svolto dal notaio. Una recente sentenza della Corte di Cassazione (n. 17713 del 12 luglio 2019) ha esaminato la questione dei controlli che il notaio italiano è tenuto ad effettuare nei confronti di una procura proveniente dall’estero.

Le disposizioni citate trovano la loro ratio nell'esigenza che ogni atto estero, per essere utilizzato in Italia, previa apposita legalizzazione (con le precisazioni ed eccezioni che si vedranno infra) che dia certezza della sua provenienza, sia assoggettato ad un preventivo controllo di legalità (sia formale sia sostanziale) da parte del notaio.

L'atto pubblico dovrà quindi essere riconducibile ad un pubblico ufficiale con caratteri analoghi ai nostri: l'atto pubblico del notaio italiano infatti, essendo redatto da un soggetto con particolare formazione giuridica, tenuto al controllo di legalità e responsabile del contenuto, ha una particolare forza sia nel campo probatorio sia in quello esecutivo.

Per la forma, occorre un controllo del rispetto delle regole minime imposte dall'ordinamento di provenienza (in genere la forma è regolata dalla legge dello Stato in cui l'atto è posto in essere - si vedano gli artt. 48, 56, 60 legge n. 218/1995); per la sostanza, il notaio deve verificare, ove sia applicabile la legge straniera, la compatibilità dell'atto estero con l'ordine pubblico c.d. internazionale (art. 16 legge n. 218/1995) e con le norme di applicazione necessaria (art. 17 legge n.

In passato la giurisprudenza di legittimità si era occupata dei requisiti formali della procura alle liti, affermando che nel caso in cui questa sia rilasciata all’estero con scrittura privata autenticata, il rispetto della lex fori italiana richiede che dall’autenticazione sia chiaramente desumibile che la sottoscrizione sia stata apposta alla presenza del notaio e che questi abbia accertato l’identità del sottoscrittore (Cass. 13 febbraio 2008, n. 3410; Cass. 22 maggio 2008, n.

Si ribadisce che non è invece necessario alcun deposito, secondo la giurisprudenza, per le procure da utilizzare in giudizio (per le quali, come si è detto, il controllo di legalità viene effettuato direttamente dal giudice) e, per lo stesso motivo, ai fini dell'efficacia esecutiva degli atti pubblici stranieri (art. 68 della legge 218/1995).

Tabella Riepilogativa: Legalizzazione vs Apostille

Caratteristica	Legalizzazione	Apostille
Procedura	Processo amministrativo complesso con doppio passaggio (legalizzazione interna ed esterna)	Procedimento semplificato con un unico passaggio
Convenzioni	Necessaria in assenza di convenzioni internazionali specifiche	Valida per i paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961
Attestazione	Attesta la legale qualità del firmatario e l'autenticità della firma	Certifica l'autenticità della firma, la qualifica del firmatario e l'identità del sigillo o timbro
Esecuzione	Eseguita dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero	Eseguita dall'autorità competente del paese in cui il documento è formato (generalmente il Ministero degli Affari Esteri)

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