Deducibilità delle Spese di Viaggio e Trasferta per Amministratori: Requisiti e Modalità

Le spese supplementari che un amministratore sostiene durante la gestione dell’azienda possono essere oggetto di rimborso da parte dell’impresa stessa. Quando un amministratore effettua degli incarichi relativi alla gestione dell’azienda per cui ha mandato ad operare può chiedere un rimborso delle spese sostenute. In questo modo l’amministratore, indipendentemente dal fatto che riceva un compenso per la sua attività, può ottenere il rimborso dei costi sostenuti per l’opera svolta per conto della società. Si tratta del c.d. “rimborso spese amministratore“.

In quest’ottica può essere importante analizzare cosa sono, come si applicano ed in quale modalità, i rimborsi spese amministratore. Inoltre, vedremo anche come calcolare il rimborso spese forfettario per l’utilizzo dell’autovettura propria dell’amministratore. La prima considerazione sui rimborsi spese amministratore è che, sostanzialmente, riflettono le considerazioni che riguardano il rimborso spese spettante a dipendenti e collaboratori aziendali.

Il rimborso delle spese sostenute dall’amministratore può avvenire solo in caso di trasferta in luogo diverso da quello di residenza. Ne consegue che, in modo simile a quanto avviene per i dipendenti, le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese in favore dell’amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune.

Un’altra caratteristica che riguarda i rimborsi spese per gli amministratori e che differenzia questi ultimi dai rimborsi dipendenti riguarda la natura del rapporto tra lavoratori e società. Dunque, il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore per vitto, alloggio e trasporto è influenzato dalla tipologia di inquadramento contrattuale dell’amministratore. La combinazione di questi fattori determina regole peculiari in tema di deducibilità del rimborso, sia per l’impresa che per l’amministratore stesso.

Tipologie di Rimborso Spese per Amministratori

Quando gli amministratori, o i soci, si recano presso i clienti o i fornitori della società per cui operano, oppure presso altri luoghi in cui devono disbrigare delle pratiche amministrative, possono farsi rimborsare dalla società le spese sostenute in prima persona (ovvero i costi certificati da documenti intestati a loro anziché alla società). Il trattamento fiscale di questi rimborsi spese può risultare diversificato in funzione delle relative modalità di riconoscimento.

Rimborso Spese Analitico (a piè di lista)

Il rimborso spese analitico per l’amministratore è legato alla certificazione analitica delle diverse spese anticipate personalmente dall’amministratore nell’espletamento dell’incarico societario. Affinché possa essere applicato il rimborso spese analitico è necessaria la conservazione e l’esibizione dei documenti giustificativi (fatture, ricevute, documento commerciale, ecc). Ai fini del corretto trattamento fiscale per la società del rimborso spese analitico viene solitamente compilata una nota spese per provvedere all’emanazione delle somme anticipate dall’amministratore nell’esercizio dell’attività di interesse per l’impresa.

Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante la distinzione fra le diverse fonti di spesa. Diverso è il caso delle spese di trasporto. Infatti, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede della trasferta utilizzando il proprio veicolo, l’ammontare del rimborso potrà essere formulato soltanto in forma chilometrica, attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI. In questo caso, peraltro, l’azienda può dedurre tutto l’importo nei limiti di quanto risultante dal predetto calcolo. Le somme ricevute a titolo di rimborso per trasferta non contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore.

I rimborsi spese analitici consistono “nella restituzione” degli importi esatti dei costi sostenuti personalmente dall’amministratore per vitto, alloggio, viaggio, ecc. … (esempio: rimborso del costo sostenuto per l’acquisto del biglietto aereo pagato direttamente dall’amministratore anziché dalla società) purché siano spese documentate e riepilogate in un prospetto piè di lista: in altre parole è necessario che i documenti giustificativi quali ad esempio fatture, ricevute, quietanze, ecc. … vengano raccolti e consegnati alla società insieme ad una nota spese che dovrà essere conservata da quest’ultima.

In questi rimborsi spese rientrano quelli chilometrici, infatti, quando gli amministratori, o i soci, effettuano delle missioni impiegando un’autovettura di loro proprietà, o noleggiata appositamente per effettuare quella specifica trasferta, possono chiedere alla società di rimborsargli le spese sostenute personalmente per effettuare tale spostamento.

Rimborso Spese Forfettario

Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo modo, l’amministratore non è tenuto - almeno per quanto riguarda vitto e alloggio - a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati, presentando i relativi giustificativi. In questo caso è comunque molto importante evidenziare tutti i dettagli relativi alle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale.

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Infatti, se l’amministratore esegue un incarico senza allontanarsi dal Comune di residenza o in cui svolge l’attività, anche se dovesse beneficiare di un rimborso per la trasferta, la relativa somma percepita a titolo di vitto e alloggio concorre a formare il suo reddito. Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo superiore a queste soglie, l’eventuale eccedenza viene considerata come parte del suo reddito.

I rimborsi spese forfettari sono un importo giornaliero riconosciuto forfettariamente al soggetto che ha effettuato una o più trasferte nel corso di un determinato giorno.

Rimborso Spese Misto

L’ultima tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questo metodo di rimborso prevede la combinazione del sistema analitico e di quello forfettario. Tuttavia, con questo metodo - come specificato dall’Agenzia delle Entrate - non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico. Nel caso del regime di rimborso misto, una parte delle spese viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta.

Utilizzo dell'Auto Propria e Rimborso Chilometrico

Quasi tutte le imprese per lo svolgimento della propria attività devono utilizzare automezzi per recarsi dai propri clienti o fornitori o comunque per altre esigenze connesse all’azienda. In questi casi, molto spesso le imprese preferiscono non acquistare dei mezzi aziendali, ma autorizzare i propri amministratori o soci all’utilizzo della propria auto rimborsandogliene le spese. Infatti, se correttamente comprovate con ricevute o copie dei titoli di viaggio, le spese di trasporto o viaggio sono restituite al dipendente dall’impresa.

In particolare, il rimborso spese chilometrico amministratore è una sorta di valutazione a forfait giornaliera delle spese per trasporti sostenuta per eseguire la trasferta. L’applicazione di questo meccanismo può avvenire soltanto se l’amministratore si sposta utilizzando il proprio veicolo oppure noleggiando un’automobile. L’utilizzo della propria auto da parte dell’amministratore, in attività che prevedono molti spostamenti, porta al riconoscimento a quest’ultimo di importi anche molto ingenti a titolo di rimborso spese.

La determinazione del rimborso chilometrico, però, a differenza del rimborso forfettario, non è lasciata alla libera determinazione dei privati, ma avviene utilizzando apposite tabelle predisposte dall’ACI. Per quanto riguarda le società di capitali, il presupposto per l’ottenimento dei rimborsi spese autoveicoli è legato all’autorizzazione dell’assemblea all’utilizzo dell’auto privata dell’amministratore per lo svolgimento dell’attività. Espletato questo atto è possibile verificare la disciplina fiscale contenuta nell’articolo 95, comma 3 del TUIR.

Il rimborso spese chilometrico per l’amministratore è deducibile per l’azienda. La deducibilità del costo è parametrata alla potenza dell’autoveicolo utilizzato. L’Amministrazione finanziaria con la Circolare n. 53/E del 1996 ha chiarito che “è necessario che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente [o dall’amministratore] e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.

La Risoluzione n. 92/E/2015 conferma sostanzialmente quanto precedentemente affermato dalla Circolare n. Anche la giurisprudenza, sul punto, ha enunciato dapprima tramite la Corte di Cassazione con Sentenza n. 27095/2006 e successivamente, tramite la Sentenza della Corte di Cassazione n. Dal punto di vista probatorio, in sede di accertamento fiscale, non è sufficiente effettuare un pagamento avente come causale “Rimborso spese amministratore” o “Rimborso chilometrico amministratore”.

Tuttavia, per prassi, appare opportuno integrare tale documentazione con dettagli che indichino per ogni singola giornata gli spostamenti effettuati con l’indicazione del percorso svolto e della motivazione con il massimo dei dettagli possibili (ad esempio il nome delle persone incontrate). Infine, appare opportuno, se possibile, tenere documentazione di fonte terza che attesti l’effettività della trasferta (ad esempio biglietti autostradali, ricevute di pagamento di carburante, scontrini o ricevute di bar, ristoranti, alberghi ecc…).

Affinché si possa dedurre il costo del rimborso è poi necessario dimostrare l’esistenza dell’autorizzazione all’amministratore ad utilizzare la propria auto dietro rimborso spese per lo svolgimento delle trasferte. A tal fine in caso di società di capitale dovrebbe essere steso un verbale nel quale l’assemblea autorizza l’amministratore all’utilizzo della propria auto. Questo verbale deve essere inserito all’interno del libro dei verbali delle assemblee dei soci. Nel caso di amministratore di società di persone è comunque opportuno predisporre un verbale in cui tutti i soci (amministratori) riuniti deliberano di autorizzare l’amministratore all’utilizzo della propria auto.

In aggiunta a quanto sopra, si specifica che, oltre ad effettuare un bonifico con causale “rimborso spese amministratore” (tali costi sono deducibili solo se effettivamente pagati) è consigliabile predisporre e conservare documentazione descrittiva della trasferta e del mezzo impiegato e elementi probativi degli spostamenti effettuati ogni singola giornata, cioè: dettagli sul percorso svolto, motivazioni della trasferta, nominativi delle persone incontrate, documentazione di fonte terza (quali ad esempio: pedaggi autostradali, fatture telepass, biglietti di treno/aereo/ taxi, bolle di carico e scarico, ricevute di pasti presso pubblici esercizi ecc.

Trattamento Fiscale dei Rimborsi Spese

Fin a questo momento abbiamo fatto riferimento esclusivamente ai rimborsi operati nei confronti di amministratori di società con i quali si presume in essere un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa. In questo caso il rimborso genera un reddito assimilato dal punto di vista fiscale a quello da lavoro dipendente. L’art. 95 del TUIR è la disposizione di riferimento.

Alla stessa disposizione si deve fare riferimento anche in relazione ai rimborsi spesa effettuati a favore dei soci di società che svolgono attività di amministrazione anche in mancanza di un rapporto di lavoro assimilato a quello dei lavoratori dipendenti. È il caso specifico dei soci/amministratori delle società di persone che normalmente non incassano compensi di questo genere per la propria attività, in quanto vengono remunerati direttamente con la partecipazione agli utili societari. Il principio applicabile in questo caso è quello generale dell’inerenza delle spese (art. 109 del TUIR).

Quindi se si può dimostrare che le trasferte effettuate dall’amministratore/socio con l’utilizzo della propria auto sono funzionali all’attività sociale e ad essa inerenti il costo del rimborso di tali spese deve essere deducibile, purché adeguatamente documentato. Per la deduzione del costo poi, almeno prudenzialmente, appare opportuno applicare la medesima disciplina con i medesimi limiti sopra esaminati (art. 95 del TUIR).

I rimborsi pagati dall’azienda ai dipendenti o ai collaboratori che abbiano effettuato una trasferta sono considerati spese aziendali e sono quindi fiscalmente deducibili. Ciò vuol dire che non dovrai pagare tasse su queste somme. Attenzione però, questa è la regola generale ma ci sono eccezioni e limiti.

Come approfondito nel capitolo 2, dedicato al rimborso forfettario, questo sistema consiste nel versamento al dipendente di un’indennità di trasferta per le spese di vitto e alloggio sostenute. La somma è forfettaria e quindi al lavoratore non è richiesta la presentazione di alcuna documentazione fiscale. Questo vuol dire che non dovrai pagare le tasse sull’intero importo versato al dipendente come rimborso spese forfettario.

A differenza che per il forfettario, l’art. 95 comma 3 del Tuir stabilisce alcuni limiti alla deducibilità del rimborso a piè di lista dal reddito di impresa. Le spese per viaggio e trasporto sono invece totalmente deducibili, purché documentate.

Quanto alla deducibilità di questo tipo di rimborso, la regola da seguire, come chiarito anche dalla Agenzia delle entrate (C.M. n. 326/E/1997) è la seguente: le indennità, o i rimborsi spese, per le missioni che si svolgono fuori dal Comune in cui è ubicata la sede di lavoro, come stabilito dall’art. 51, c. 5, D.P.R. n. Tali rimborsi saranno costi totalmente deducibili dalla società (quindi da s.r.l., s.p.a., s.a.p.a., s.n.c. o s.as. ma non da un’impresa individuale, in quanto quest’ultima non è disciplinata dalla normativa in esame) solo nel caso in cui vengano rispettate le condizioni contenute nell’art. 95, c. 3, D.P.R. n. 917/1986.

Trasferte nel territorio comunale e fuori comune

In primis, è necessario verificare se la trasferta viene effettuata all’interno ovvero all’esterno del territorio comunale in cui è localizzata la sede della società. Vediamo la deducibilità rispetto alle diverse tipologie di trasferta:

Trasferte nel territorio comunale

Le indennità o i rimborsi di spese sostenute nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi). È necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori sede.

Trasferte fuori dal Comune

Sono previste tre modalità di rimborso:

Indennità forfettaria: Esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno (Italia) o 77,47 euro al giorno (estero). Oltre queste soglie, le somme sono imponibili.
Rimborso misto: Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia).
Rimborso analitico (a piè di lista): Le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non sono imponibili.

Nel caso di rimborsi forfettari:

di 1/3 (pari ad euro 15,49 per missioni nel territorio italiano oppure ad euro 25,82 per trasferte estere) nel caso in cui il soggetto che percepisce tale indennità di trasferta abbia chiesto anche il rimborso analitico di spese di vitto O di alloggio.
di 2/3 (pari ad euro 30,99 per trasferte nel territorio italiano oppure ad euro 51,65 per missioni estere) nel caso in cui il soggetto che percepisce tale indennità di trasferta abbia chiesto anche il rimborso analitico di spese di vitto E di alloggio.

Novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025

Le nuove disposizioni relative alla deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza sono state introdotte dall'art. 1, commi 81-83, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025). Questi articoli hanno apportato modifiche significative ai seguenti ambiti normativi:

Obbligo di tracciabilità per la deducibilità delle spese di trasferta e rappresentanza. Modifiche agli articoli del TUIR relativi a spese deducibili per imprese e lavoratori autonomi.
Modifiche al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR, DPR 917/1986)
- Art. 51, comma 5 TUIR: Regola le indennità e i rimborsi di trasferta non imponibili per i dipendenti. Aggiunta della clausola di tracciabilità per spese di trasporto (taxi e NCC) per garantirne l'esenzione fiscale.
- Art. 54, comma 6-ter TUIR: Introdotto per disciplinare i rimborsi analitici addebitati ai committenti dai lavoratori autonomi. Obbligo di tracciabilità anche per questi rimborsi.
- Art. 95, comma 3-bis TUIR: Deduzione delle spese di trasferta per vitto, alloggio, trasporti non di linea solo con strumenti tracciabili.
- Art. 108, comma 2 TUIR: Deduzione delle spese di rappresentanza e degli omaggi. Condizionata al pagamento con strumenti tracciabili e rispettando i limiti di deducibilità già previsti.
Strumenti tracciabili e riferimenti correlati
- Art. 23 del DLgs 9 luglio 1997, n. 241: Identifica gli strumenti di pagamento considerati tracciabili. Include bonifici, carte di credito, debito e altri metodi elettronici.

Per garantire la deducibilità fiscale, è necessario che le spese rispettino alcuni requisiti fondamentali. Le spese di trasferta includono costi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (come taxi o noleggio con conducente) sostenute per lo svolgimento dell’attività in un luogo differente dalla sede dell’azienda, mentre le spese di rappresentanza comprendono costi sostenuti per finalità promozionali (ad esempio un pranzo con un cliente o un fornitore o la cena aziendale per festeggiare il Natale), entro i limiti stabiliti dall’Art. 108 del D.P.R.

Per l’azienda, le spese non saranno deducibili dal reddito imponibile, con un impatto diretto su IRES e IRAP. La corretta gestione contabile e fiscale dei rimborsi spese agli amministratori è fondamentale per garantire la deducibilità per la società e la non imponibilità per l’amministratore.

Dal punto di vista fiscale, il compenso percepito dagli amministratori di società è generalmente assimilato al reddito di lavoro dipendente (art. 50, comma 1, lett. c-bis del DPR 917/1986). Se l’amministratore esercita un’attività professionale connessa al ruolo nella società (es.

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