Rimborso Chilometrico Auto: Guida Completa al Calcolo e alla Gestione

Il rimborso chilometrico è un compenso economico che l'azienda eroga al dipendente per i chilometri percorsi con il proprio veicolo per motivi di lavoro. Una soluzione spesso utilizzata dalle aziende per rimborsare il lavoratore che deve effettuare una trasferta è il rimborso chilometrico: il dipendente che deve spostarsi per svolgere le proprie mansioni anziché utilizzare la vettura messa a disposizione dall’azienda utilizza un’auto propria per poi chiedere all’azienda un rimborso per il costo sostenuto. Calcolarlo in maniera corretta è fondamentale per garantire trasparenza e rispetto delle leggi, oltre a mantenere la fiducia dei dipendenti. In questo articolo, approfondiremo tutti gli aspetti legati alla gestione dei rimborsi chilometrici, compresi quelli fiscali.

Cos'è il Rimborso Chilometrico?

Il rimborso chilometrico spetta a tutti i lavoratori che utilizzano la propria autovettura per scopi lavorativi. Chiaramente, la trasferta deve essere preventivamente concordata con il lavoratore. Ti ricordiamo che, come stabilito nella circolare del 16/11/2000 n. 207 del Ministero delle Finanze per trasferta di lavoro, si intende uno spostamento temporaneo per esigenze di lavoro, che non va confuso con il trasferimento.

Come Funziona il Calcolo del Rimborso Chilometrico?

Per calcolarlo ci si basa sulle tabelle ACI, sempre aggiornate, che permettono di calcolare quanto ha speso il lavoratore a seconda della tipologia del mezzo. Il procedimento per calcolare il rimborso chilometrico è molto semplice. Determinare la distanza percorsa. La prima cosa da fare è stabilire esattamente quanti chilometri il dipendente ha percorso durante la giornata di lavoro. Fissare l’importo per chilometro. Moltiplicare distanza e importo. Facciamo un esempio: se un dipendente percorre 100 km e l’importo per chilometro è di 0,50€, il rimborso sarà di 50€. Il servizio permette di calcolare i costi chilometrici di esercizio per quantificare l’importo dei rimborsi spettanti ai dipendenti o professionisti che utilizzano il proprio veicolo per motivi di lavoro.

Tabelle ACI: Strumento di Riferimento

Quando il viaggio viene effettuato con l’auto privata del dipendente, le tabelle ACI sono lo strumento di riferimento per calcolare il rimborso chilometrico. Le tabelle ACI (Automobile Club d’Italia) sono strumenti utilizzati per calcolare i costi di gestione ed utilizzo dei veicoli aziendali, come il fringe benefit o i rimborsi chilometrici.

Le tabelle ACI 2025 vengono quindi utilizzate per calcolare i rimborsi chilometrici per lavoratrici e lavoratori dipendenti che utilizzano il veicolo. I costi rimborsabili sono sia quelli collegati direttamente all’utilizzo del mezzo stesso, sia quelli accessori come: carburante, manutenzione, assicurazione, bollo auto. Il rimborso può essere richiesto con apposita documentazione delle spese e varia a seconda della tipologia del mezzo.

Come Utilizzare le Tabelle ACI

Se ti stai chiedendo come si utilizzano le tabelle ACI, ecco il procedimento: per calcolare il fringe benefit relativo ad un auto ad uso promiscuo, bisogna moltiplicare la tariffa ACI al km del veicolo specifico per una percorrenza standard di 15.000 km. Per quanto riguarda invece il rimborso chilometrico, il calcolo avviene moltiplicando la tariffa ACI al km del modello di auto di riferimento per i chilometri percorsi per attività lavorative.

Facciamo un esempio: se un dipendente percorre 50 km (tra andata e ritorno) per una trasferta da te assegnatagli e la sua auto è una ALFA ROMEO, GIULIA 2.0 TUBO 200CV, a benzina, il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI 2025, è pari a 0,7488. Quindi, il rimborso sarà calcolato moltiplicando la tariffa ACI al km corrispondente alla vettura in questione, per l’effettiva percorrenza chilometrica.

Criteri di Calcolo nelle Tabelle ACI 2025

I criteri di calcolo da tenere in considerazione sono la percorrenza convenzionale e la tipologia stessa di autoveicolo:

Percorrenza convenzionale: fissata a 15.000 km annui.
Tipo di alimentazione del veicolo: benzina, diesel, GPL, ibrido, plug-in o elettrico.

La grande novità del 2025 è la netta differenza di tassazione tra i modelli elettrici, ibridi e plug-in rispetto a quelli diesel, benzina e GPL. Effettivamente le percentuali di tassazione, in coerenza con un modello sempre più “green” del sistema economico sono le seguenti:

Auto elettriche: 10% del costo chilometrico.
Ibride plug-in: 20% del costo chilometrico.
Diesel, benzina e GPL: 50% del costo chilometrico.

Esempio di calcolo rimborso chilometrico

Il sig. Rossi, dipendente di Alfa Srl, si reca con la propria vettura da Trieste a Bologna e ritorno, percorrendo 300 km, utilizzando la sua vettura BMW M2 3.0 370CV - COUPÈ, con percorrenza media annua di 20.000 km.

La Tariffa ACI 2025 è riportata nella seguente tabella:

Il dipendente per la tipologia di auto utilizzata potrebbe richiedere la liquidazione di un rimborso chilometrico pari a 0,8303€/km x 300 km = 249,09€, senza vedersi tassato l’importo.

Aspetti Fiscali del Rimborso Chilometrico

Per il calcolo rimborso chilometrico spettante al dipendente l’azienda deve attentamente valutare l’impatto di natura fiscale che hanno tali rimborsi: sia in capo al lavoratore dipendente (sono rimborsi che devono essere tassati o sono esenti?) che in capo all’azienda (sono costi deducibili?).

Trattamento Fiscale per il Dipendente

Il rimborso chilometrico non è quindi soggetto a tassazione in capo al dipendente, in quanto non è classificabile come remunerazione, ma come indennizzo per costi sostenuti dal dipendente per conto dell’impresa. In generale, i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base di idonea documentazione.

Tale regola generale di non imponibilità non trova certamente applicazione nel caso di rimborsi chilometrici erogati per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale: come chiarito anche dalla stessa agenzia delle entrate per tali tipologie di rimborsi non è applicale l’esenzione prevista per i rimborsi delle spese di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore, in quanto manca proprio la documentazione giustificativa richiesta.

Leggi anche: Requisiti deducibilità spese

Trattamento Fiscale per l'Azienda

Per quanto riguarda invece il trattamento fiscale in capo all’azienda la disciplina di riferimento è contenuta nell’art. 33 del decreto-legge 23/2/1995 n. 41 (convertito con legge 22/3/1995 n. 85), il quale dispone che: “Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato a tal fine, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.”

I limiti di deducibilità sono pertanto i seguenti: se il dipendente utilizza una vettura nella sua disponibilità, il rimborso chilometrico è fiscalmente deducibile entro il limite delle vetture di 17 cavalli fiscali ovvero 20 cavali fiscali se alimentate a gasolio; se il dipendente prende a noleggio direttamente una vettura per effettuare la trasferta, il rimborso può avvenire nel limite delle tariffe di noleggio previste per le vetture di 17 cavalli fiscali ovvero 20 cavali fiscali se alimentate a gasolio. Nel caso in cui venga utilizzata un’auto con una potenza superiore in termine di cavalli fiscali, la deduzione dovrà essere quindi “ridimensionata” conseguentemente.

Esempio di deducibilità fiscale

Riprendendo l'esempio precedente, il limite di 17 CVF (20 CVF in caso di gasolio) comporta un rimborso chilometrico massimo deducibile per la società desumibile dalla tabella ACI. Di conseguenza a seconda dell’importo che viene rimborsato le conseguenze fiscali saranno le seguenti:

Fino a 143,55€ l’importo sarà deducibile per l’azienda e non imponibile per il dipendente.
Da 143,55€ a 249,09€ non deducibile per l’azienda e non imponibile per il dipendente.
Oltre 249,09€ non deducibile per l’azienda e imponibile per il dipendente.

Gestione del Rimborso Chilometrico

Per gestire al meglio il rimborso chilometrico, è essenziale avere tutti i documenti a disposizione. Registro dei chilometri percorsi. Ricevute di carburante. Pedaggi e parcheggi. Ovviamente è fondamentale rispettare le norme fiscali in vigore.

Automatizzare il calcolo e il monitoraggio dei viaggi, oltre alla gestione dei documenti, aiuta a garantire la conformità fiscale e a semplificare la gestione delle risorse umane.

Le tabelle ACI 2025 sono state pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale numero 304 del 30 Dicembre 2024, suppl. Ordinario n. Qui a seguire è possibile scaricare in formato PDF e Excel (file XLS) i nuovi documenti pubblicati a fine 2024 per il 2025, con tutti i valori di ogni classe e tipologia di veicolo.

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