Spese di Viaggio Deducibili: La Nuova Normativa Italiana

Le spese di viaggio rappresentano una componente cruciale per molte organizzazioni i cui dipendenti vanno in trasferta per lavoro. In altre parole, sono tutte quelle spese sostenute dal dipendente per portare a termine le sue attività lavorative in luoghi diversi dalla sede abituale dell'azienda. Talvolta, si possono considerare spese di viaggio anche quelle in un contesto meno occasionale, come lo spostamento giornaliero casa-ufficio, qualora sia impegnativo.

Di norma, è il dipendente che anticipa le spese sostenute durante una trasferta. Tuttavia, l'azienda è tenuta a rimborsare queste spese, purché siano giustificate e rientrino nei limiti stabiliti dalle policy interne o dai contratti collettivi di lavoro.

È in arrivo una nuova stretta per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto che, a decorrere dal 2025, saranno deducibili ai fini delle imposte dirette e IRAP solamente se pagate con carte di credito o altri mezzi di pagamento tracciabili. La mancata osservanza di questa norma comporterà non solo la perdita del diritto alla deduzione fiscale del relativo costo da parte delle società ma anche la tassazione in busta paga per coloro che richiedano il rimborso di spese non tracciate: niente più contante, dunque, se si vuole beneficiare delle agevolazioni fiscali.

È la nuova misura prevista dall'art. 10 del Disegno di Legge di Bilancio 2025, volta a combattere fenomeni di evasione fiscale e volta a promuovere la trasparenza delle operazioni finanziarie.

La Legge 30 dicembre 2024, n. 207 “Bilancio di previsione dello Stato per l'anno finanziario 2025 e bilancio pluriennale per il triennio 2025-2027”, pubblicata in GU n.305 del 31-12-2024, all’art. L’obiettivo è quello di rendere più flessibile il sistema tributario, favorire la ripresa economica e, ad un tempo, aumentare la trasparenza, la tracciabilità e combattere le frodi fiscali.

La manovra finanziaria, attualmente ancora in discussione dal Parlamento, rappresenta un passo decisivo per garantire una maggiore trasparenza e per contrastare fenomeni di evasione fiscale. Pur rimanendo in attesa dell'approvazione definitiva, qualora tali misure venissero confermate, sarà imprescindibile che le aziende e i professionisti si adeguino tempestivamente, implementando procedure che assicurino la tracciabilità dei pagamenti e la raccolta della relativa esaustiva documentazione, che dovrà essere debitamente conservata così da far fronte ad eventuali accertamenti fiscali disposti dall'Agenzia delle Entrate.

Modifiche al Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR)

La bozza di Legge di Bilancio 2025 introduce modifiche al Testo Unico delle Imposte sui Redditi su quattro fronti distinti: le modifiche riguardano gli articoli 51, 54, 95 e 108 del T.U.I.R., intervenendo rispettivamente sulla disciplina della tassazione dei redditi da lavoro subordinato, da lavoro autonomo, redditi di impresa e spese di rappresentanza. Vediamoli nello specifico.

Art. 51, comma 5 TUIR: Rimborso non imponibile solo se la spesa è pagata con mezzi tracciabili

Il primo intervento normativo riguarda l'introduzione di un nuovo periodo al comma 5 dell'art. 51 del T.U.I.R. che modifica la disciplina dei rimborsi per le spese di vitto e alloggio e di quelle sostenute per il trasporto e viaggio effettuato con vettori diversi da quelli pubblici di linea di cui all'art. 1 della Legge n. 21/1992 ovvero taxi o noleggio con conducente (cd. NCC).

Secondo il disegno di legge in esame, detti rimborsi non concorreranno a formare reddito di lavoro dipendente a condizione che i pagamenti siano effettuati con bonifico bancario o postale, oppure mediante strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, di debito, carte prepagate, assegni bancari o circolari. Ovviamente, per garantire l'efficacia di tale intervento, le aziende dovranno verificare, e se necessario implementare, modalità di documentazione idonee dei pagamenti effettuati direttamente da parte dei loro dipendenti o collaboratori. Qualora i pagamenti relativi alle spese per trasferte e missioni vengano effettuati dai dipendenti con sistemi di pagamento tracciati, le stesse non concorrono a formare il reddito.

Al momento, devono ancora essere chiarite le modalità di documentazione del pagamento tracciato eseguito dal dipendente; non essendo ipotizzabile una raccolta cartacea di migliaia di documenti, un'ipotesi al vaglio è la fornitura di copia fotografica degli scontrini dei POS rilasciati ai dipendenti.

Leggi anche: Tutto sul rimborso chilometrico auto

A seguito delle modifiche introdotte, le spese sostenute per le trasferte dei dipendenti sono deducibili e i rimborsi non sono imponibili per il dipendente solo se i pagamenti sono effettuati con mezzi tracciabili come bonifici, carte di credito o debito, o altre modalità elettroniche previste dalla legge.

«I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n.

Art. 54 TUIR: Spese di trasferta e lavoro autonomo

La seconda modifica normativa riguarda l'introduzione del comma 6-ter all'art. 54 del T.U.I.R. per effetto del quale - fermo restando i limiti previsti ai commi 5 e 6 (ovvero il 75 per cento per spese di alberghi e ristoranti entro il tetto massimo del 2 per cento dei compensi percepiti) - le spese dei lavoratori autonomi per prestazioni alberghiere, somministrazione di pasti, trasporti effettuati tramite taxi o NCC, qualora analiticamente addebitate al cliente, e i rimborsi per trasferte, possono essere dedotte solo se il pagamento è effettuato con mezzi tracciabili.

Il “decreto fiscale”, abrogando il comma 6-ter dell’art. 54 TUIR, riscrive le regole in modo coerente.

«6-ter. Fermo restando quanto previsto ai commi 5 e 6, le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n.

Leggi anche: Requisiti deducibilità spese

Rimborsi spese analitici (art. 54, co. 2-bis TUIR): Viene introdotto il nuovo comma 2-bis all’art. 54 del TUIR.
Spese non rimborsate (art. 54-quinquies TUIR)
Spese di rappresentanza (art. 54-septies TUIR): Per essere deducibili (nel limite dell’1% dei compensi percepiti), le spese di rappresentanza devono essere sostenute con mezzi tracciabili.
Spese dirette (art. 109, co. 10 TUIR): Spese dirette - vitto, alloggio, ecc.

Osserva: Le disposizioni sui rimborsi e sulle spese non rimborsate decorrono dall’esercizio 2025. Quelle sulle spese di rappresentanza e sulle spese dirette si applicano invece a partire dalla data di entrata in vigore del decreto (18 giugno 2025).

Art. 95 TUIR: Spese di trasferta e redditi d'impresa

Il terzo intervento riguarda l'introduzione del comma 3-bis all'art. 95 del T.U.I.R.: anche per le imprese, le spese di vitto e alloggio dei propri dipendenti e collaboratori, così come i rimborsi analitici per le spese di trasporto, saranno deducibili soltanto se pagate con mezzi tracciabili.

«3-bis. Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n.

Art. 108 TUIR: Spese di rappresentanza

Infine, l'art. 108 comma 2 sempre del T.U.I.R, viene modificato richiedendo - anche per la deducibilità da parte delle società delle spese di rappresentanza - il pagamento eseguito con versamento bancario o postale o mediante altri sistemi di pagamento tracciati.

Tipologie di Rimborso per Spese di Viaggio e Deducibilità

Dal punto di vista fiscale, le spese di viaggio sono trattate diversamente a seconda delle politiche aziendali e dei limiti di deducibilità previsti dalla legge. Infatti, esistono limiti di deducibilità per le spese di viaggio a seconda dei metodi di rimborso e del contesto geografico della trasferta, ossia entro i confini nazionali o all'estero.

Vediamo nel dettaglio le tre tipologie di rimborso per spese di viaggio e trasferta, con le relative deducibilità:

Rimborso a piè di lista (analitico): Il rimborso a piè di lista prevede il rimborso delle spese effettivamente sostenute dal dipendente e documentate tramite fattura elettronica, scontrino o ricevuta fiscale. Per quanto riguarda le spese di vitto e alloggio, la legge prevede deducibilità fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro per trasferte all'estero (deducibili IRES, IRPEF e IRAP). La spesa di trasporto con veicoli pubblici è deducibile per intero, mentre per trasferte con mezzo proprio o a noleggio si adotta il rimborso chilometrico in base alle tabelle ACI. Inoltre, in caso di fattura elettronica intestata all'azienda, questa può detrarre l'IVA e, in questo caso, le spese di vitto e alloggio non comportano limitazioni di importo o tipologia di struttura ricettiva.
Rimborso spese forfettario: Il rimborso spese forfettario, noto anche come “diaria”, prevede un importo fisso giornaliero non legato alle spese effettivamente sostenute dal dipendente. Questo tipo di rimborso è esente dall'imponibilità fino a 46,48 euro al giorno per trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per quelle estere. In questo caso, il rimborso a forfait non richiede la presentazione di ricevute o scontrini fiscali, ma è importante rispettare i limiti stabiliti per garantire la deducibilità dal reddito d'impresa.
Rimborso spese misto: Infine, esiste il sistema di rimborso misto, che combina elementi del rimborso a piè di lista e del rimborso forfettario. Se il sistema misto prevede invece un indennizzo a forfait con rimborso a piè di lista sia per il vitto che per l’alloggio, l'importo esente scende a 15,49 euro al giorno in Italia e 25,82 euro al giorno all'estero. Per quanto riguarda l'IRAP, la deducibilità è garantita solo per la quota del rimborso analitico.

Tabella: Limiti di deducibilità per rimborsi spese di viaggio

Tipologia di Rimborso	Trasferte in Italia	Trasferte all'Estero
Rimborso a piè di lista (Vitto e Alloggio)	Fino a 180,76 € al giorno	Fino a 258,23 € al giorno
Rimborso forfettario (Diaria)	Fino a 46,48 € al giorno	Fino a 77,47 € al giorno
Rimborso misto (Vitto e Alloggio)	Fino a 15,49 € al giorno	Fino a 25,82 € al giorno

Trasferte nel territorio comunale e fuori dal Comune

Vediamo la deducibilità rispetto alle diverse tipologie di trasferta:

Trasferte nel territorio comunale (all'interno del Comune dove si trova la sede di lavoro): Le indennità o i rimborsi di spese sostenute nel territorio comunale sono integralmente imponibili per il dipendente, tranne i rimborsi di trasporto, se comprovati con documenti (es. ricevute del taxi). È necessaria una documentazione interna che attesti quando il dipendente ha svolto attività fuori sede.
Trasferte fuori dal Comune: Sono previste tre modalità di rimborso:
- Indennità forfettaria: Esente da tasse fino a 46,48 euro al giorno (Italia) o 77,47 euro al giorno (estero). Oltre queste soglie, le somme sono imponibili.
- Rimborso misto: Se viene erogata un’indennità combinata con il rimborso di vitto e/o alloggio, i limiti esenti si riducono (ad esempio, a 30,99 euro per trasferte in Italia).
- Rimborso analitico (a piè di lista): Le spese documentate per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non sono imponibili.

Rimborso chilometrico: come funziona e come si calcola

Se un dipendente utilizza il proprio veicolo per una trasferta, ha diritto al rimborso chilometrico, che come abbiamo accennato viene calcolato in base alle tabelle ACI e al numero di chilometri percorsi.

Facciamo un esempio pratico su come calcolare le spese di viaggio per un dipendente che percorre 700 km con una BMW 225E XDRIVE 1.5 ACTIVE TOURER 245CV (tabelle ACI - autoveicoli elettrici ed ibridi plug-in in produzione): Secondo le tabelle ACI, il costo chilometrico per questo veicolo è di 0,6194€. Moltiplicando il costo chilometrico per il numero di chilometri percorsi (0,6194€ x 700 km), otteniamo un totale di 433,58€. A questo punto, bisogna aggiungere le spese extra sostenute dal dipendente, per determinare il totale da rimborsare.

Rimborsi spese dei lavoratori in smart working

Con l’avvento dello smart working, l’Agenzia delle Entrate ha introdotto misure più specifiche per i rimborsi spese. In particolare, per chi lavora in smart working le somme che rimborsa l’azienda basate su criteri forfettari si sommano al reddito da lavoro del dipendente. Invece, i rimborsi spese riconosciuti con criteri analitici, che determinano la quota di costi sostenuti dal dipendente per ciascuna tipologia di spesa (connessione internet, energia elettrica etc), non vengono aggiunti al reddito del dipendente. Per le imprese è possibile dedurre i rimborsi spese per lo smart working ai sensi dell'art. 95 comma 1 del TUIR.

TAG: #Viaggio #Viaggi