La Procura Speciale Consolare: Modello e Aspetti Essenziali

La procura consolare è un documento redatto dal console italiano all'estero, il quale la redige in lingua italiana e nel rispetto della legge notarile. La procura speciale così redatta sarà allegata all'atto notarile redatto dal notaio italiano.

Funzioni Notarili degli Uffici Consolari Italiani

A partire dal 28 maggio 2011, ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 del d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71, gli uffici consolari italiani possono esercitare funzioni notarili esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovano all'estero. Gli uffici consolari hanno una competenza notarile generale, non limitata a particolari categorie di negozi giuridici. Nella pratica, tuttavia, la maggior parte degli interventi richiesti ai consoli concerne la predisposizione di procure speciali e generali, oltre alla redazione di testamenti.

Il console può delegare a personale non appartenente alla carriera diplomatica, alla dirigenza amministrativa o alla terza area funzionale le funzioni notarili per le autenticazioni e le procure generali e speciali, come previsto dall’art. 4 del d.lgs. n. 71 del 2011. Il funzionario consolare onorario può esercitare le funzioni notarili solamente se tale facoltà viene espressamente richiamata dal relativo decreto di nomina del Ministro degli affari esteri.

Tutti gli atti compiuti dai consoli nell’esercizio delle funzioni notarili richiedono l’applicazione diretta della legge notarile e, per questo motivo, non hanno natura di “atti provenienti dall’estero”. Devono, quindi, essere rispettate tutte le formalità previste dall’art. 51 l. not., che richiede, tra le altre, la menzione della certezza dell’identità personale delle parti e della lettura dell’atto e l’apposizione delle sottoscrizioni marginali. Unica deroga alla legge notarile è rappresentata dalla possibilità che i testimoni utilizzati non siano residenti in Italia, come espressamente disposto dal comma 3 del citato art. 28, del d.lgs. n. 71 del 2011.

Si precisa che gli atti compiuti dai consoli nell’esercizio delle funzioni notarili richiedono l’applicazione diretta della legge notarile. Per tale motivo non hanno natura di atti provenienti dall’estero e devono rispettare tutte le formalità previste dall’art. Fa eccezione a quanto sopra quanto previsto dal decreto del Ministero degli Affari Esteri del 31 ottobre 2011, attuativo del comma 2 dell’art. 28 del richiamato d. lgs. n. 71/2011.

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Sulla base di tale norma, al capo degli uffici consolari di Austria, Belgio, Francia, Germania e Lettonia sono state sottratte le funzioni notarili, almeno nella normalità dei casi. i notariati presenti in tali paesi hanno aderito all’Unione Internazionale del Notariato (U.I.N.L.) e hanno proceduto alla dichiarazione di cui all’art.

Di fianco alla procura consolare generale, è inoltre possibile ottenere procure consolari speciali, specifiche per singoli interventi. Una volta verificata l’accettabilità della richiesta, l’Ufficio risponderà offrendo un appuntamento in Consolato.

Validità e Formalità della Procura Estera

Nel caso di utilizzo di una procura estera in un atto notarile da stipulare in Italia è estremamente importante il controllo svolto dal notaio. Una recente sentenza della Corte di Cassazione (n. 17713 del 12 luglio 2019) ha esaminato la questione dei controlli che il notaio italiano è tenuto ad effettuare nei confronti di una procura proveniente dall’estero.

Per la validità della procura vige normalmente il principio del parallelismo della forma: l’art. 1392 c.c. richiede infatti per la procura la stessa forma del contratto o dell’atto giuridico da concludere. Questo principio del parallelismo della forma è tuttavia mitigato per le procure provenienti dall’estero da una specifica norma di diritto internazionale privato, l’art. 60 della legge 31 maggio 1995 n. 218, secondo la quale “L’atto di conferimento dei poteri di rappresentanza è valido, quanto alla forma, se considerato tale dalla legge che ne regola la sostanza oppure dalla legge dello Stato in cui è posto in essere”.

Per quanto concerne l’individuazione delle parti (di chi conferisce e chi riceve procura) non è necessario siano individuati con tutti gli elementi prescritti dalla legge notarile italiana (nome e cognome, luogo e data di nascita, domicilio o residenza). Importante è anche l’aspetto per cui la firma deve essere fatta in presenza, quindi il conferente procura deve firmare alla presenza di chi autenticherà la firma.

Legalizzazione e Apostille

Nel caso di procura proveniente da un pubblico ufficiale straniero affinché il documento possa essere utilizzato in Italia occorre, anzitutto, la traduzione in lingua italiana ed è necessario, altresì, occuparsi del problema della legalizzazione.

per gli stati che hanno stipulato la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata in Italia con Legge 20 dicembre 1966, n. 1253, (es. Stati Uniti d’America) è prevista l’Apostille. Con la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, è stata introdotta l’Apostille, che ha lo scopo di verificare l’autenticità della firma e la qualità del firmatario dell’atto e costituisce un’attestazione circa la provenienza della sua sottoscrizione. Questo processo avviene mediante l’apposizione, in calce al documento, di una formula predefinita, che consente l’immediato recepimento del documento stesso negli Stati aderenti alla Convenzione. La Convenzione ne ha fissato una formula e un contenuto standard e ne ha stabilito anche la stessa struttura grafica, prevedendo che sia inserita in un riquadro con una numerazione progressiva delle righe di testo. Quanto alla lingua, questa non ha necessità di essere tradotta.
per le procure estere provenienti dagli stati non aderenti alla Convenzione dell’Aja del 1961 (es. Canada), invece, è richiesta la legalizzazione apposta dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane presenti sul territorio straniero. Generalmente tale accertamento è effettuato mediante una prima legalizzazione c.d. “interna”, con la quale l’autorità competente nello Stato estero, seguendo la propria normativa, certifica la qualità dell’ufficiale rogante o autenticante del proprio Paese.

Esistono, inoltre:

Stati che hanno stipulato la Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con Legge n. 106 del 24 aprile 1990, che sopprime definitivamente la necessità di legalizzazione o di altre formalità equivalenti per la documentazione emessa tra i paesi aderenti.
Stati che hanno stipulato con l’Italia convenzioni bilaterali.

Tipologie di Legalizzazione

Si distinguono due tipi di legalizzazione:

la c.d.
la c.d.

Atti Consolari e Adempimenti Fiscali

Gli atti consolari redatti all’estero hanno lo stesso valore degli atti redatti in Italia, poiché le autorità consolari agiscono come pubblici ufficiali dello Stato italiano. Secondo il d.lgs. 71/2011, le autorità consolari devono trasmettere gli atti alle competenti autorità nazionali.

Dal punto di vista fiscale, tutti gli atti consolari sono soggetti, oltre che alla tassa indicata nella Tariffa consolare, che viene pagata in sede di stipula presso il Consolato, anche a tutte le imposte e tasse dovute ai sensi della normativa italiana che, di prassi, non sempre vengono corrisposte tramite il Consolato. Le autorità consolari sono tenute a trasmettere direttamente alle competenti autorità nazionali, salvo diverse istruzioni del Ministero degli affari esteri, gli atti notarili o le copie dei medesimi e qualunque altro atto o documento la cui trasmissione è richiesta dal codice civile, dalle leggi notarili e da altre normative vigenti, come previsto dall'art. 76 del d.lgs. n. 71 del 2011.

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In alternativa, gli atti consolari possono essere allegati a un atto italiano in copia conforme, permettendo la registrazione attraverso l’istituto dell’enunciazione. Per la pubblicità nei pubblici registri, il deposito secondo l’art.

Ricordiamo anche che il notaio può depositare l’atto consolare in copia conforme (senza necessità di traduzione poiché redatto in italiano) e deve procedere alla registrazione e alla pubblicità dell’atto depositato presso l’ufficio della propria circoscrizione.

La Figura del Notaio nei Diversi Sistemi Giuridici

Nei paesi di civil law, come l’Italia, i notai hanno poteri più ampi e possono conferire ai documenti forza esecutiva e valore di prova privilegiata in sede processuale. Al contrario, nei paesi di common law, specialmente negli Stati Uniti, i public notaries hanno competenze più limitate, concentrate principalmente sull’autenticazione delle firme e sul ricevimento di dichiarazioni giurate. Non possono fornire consulenza legale e la loro formazione è molto più breve rispetto ai notai di civil law.

Nel Regno Unito esiste un gruppo speciale di notai chiamati “scrivener notaries”, che si distinguono dai normali public notaries. Gli scrivener notaries si concentrano principalmente sulla preparazione di documenti destinati all’uso in paesi di civil law, limitandosi però all’emissione di procure (powers of attorney) senza trattare altri atti negoziali.

Principio di Equivalenza e Deposito degli Atti Esteri

Per essere riconosciuto in Italia come atto pubblico o scrittura privata autenticata, un atto estero deve soddisfare il principio del mutuo riconoscimento (o principio di equivalenza). L’atto deve provenire da un’autorità con funzioni analoghe al notaio italiano, situazione che si verifica principalmente negli ordinamenti di civil law. Per questo motivo, dai paesi di common law generalmente solo le procure possono essere allegate agli atti notarili italiani o depositate secondo la legge notarile.

Per altri tipi di documenti (come atti di trasferimento immobiliare, donazioni, verbali societari), è consigliabile che le parti stipulino un nuovo atto presso un notaio italiano, poiché il semplice deposito ai sensi dell’art.

Il deposito di atti esteri presso un notaio italiano richiede sia un controllo di legalità sostanziale che formale. Sul piano sostanziale, il notaio deve verificare la compatibilità dell’atto con l’ordine pubblico internazionale e con le norme di applicazione necessaria del diritto italiano. È importante sottolineare che il notaio italiano non è tenuto a conoscere completamente l’ordinamento straniero, e la sua responsabilità è limitata secondo l’art. 2236 c.c. Inoltre, sono considerate valide anche le procure autenticate secondo modalità diverse da quelle italiane, come le procure digitali o telefoniche, purché siano conformi alla legge del paese di origine.

L’istituto del deposito degli atti esteri, regolato dall’art. 106 della legge notarile, ha due funzioni principali: assicurare la conservazione del documento straniero ed eseguire un controllo di legalità. Un atto estero può essere utilizzato in Italia anche senza essere depositato, purché sia allegato ad un altro atto notarile, pubblico o privato autenticato conservato dal notaio.

Mentre il deposito è finalizzato principalmente alla conservazione dell’atto, l’allegazione serve come strumento di comprensione o integrazione dell’atto notarile principale. Il principio si applica frequentemente alle procure estere, per le quali è sufficiente la diretta allegazione all’atto senza necessità di un preventivo deposito.

Se l’atto estero manca di elementi richiesti dalla normativa italiana, il notaio può integrare l’atto in sede di deposito, ad esempio aggiungendo il certificato di destinazione urbanistica per i terreni o le menzioni urbanistiche per i fabbricati.

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