Calcolo dei Costi di un Viaggio in Auto: Guida Dettagliata

Per effettuare un lungo tragitto in macchina bisogna considerare diverse spese, come il costo del carburante in base al tipo di alimentazione del veicolo, i pedaggi autostradali e gli extra più frequenti in queste situazioni. Programmare tutto in anticipo permette di gestire le spese in modo più efficiente, perciò è indispensabile prima di partire eseguire il calcolo dei costi del viaggio in auto. Vediamo alcuni consigli utili per evitare brutte sorprese.

Come Calcolare il Costo del Carburante

Quando bisogna affrontare un tragitto in macchina, se si desidera pianificare le spese è necessario innanzitutto effettuare il calcolo del consumo di carburante in viaggio. Il costo del combustibile è una delle voci che incidono di più, per questo motivo è importante eseguire una stima attendibile.

Ovviamente calcolare il costo del viaggio per un’auto a benzina sarà diverso rispetto a quello per un veicolo diesel o GPL, tuttavia è fondamentale realizzare una previsione accurata per una corretta organizzazione delle spese prima di partire.

Il procedimento è abbastanza semplice, infatti grazie alle nuove tecnologie si può ottenere una stima abbastanza precisa rapidamente. Per farlo bisogna conoscere i chilometri da percorrere, utilizzando applicazioni online come Google Maps o Waze, oppure le funzioni di siti web come Tuttocittà e ViaMichelin.

Dopodiché basta dividere i chilometri totali per il consumo della vettura, utilizzando il dato sulle prestazioni della vettura nel ciclo misto. Infine non resta che moltiplicare questo valore per il prezzo del carburante, in base al tipo di alimentazione del veicolo.

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Esempio di Calcolo del Costo di Carburante per un Viaggio con Auto Diesel

Ad esempio, con una macchina diesel per la quale la casa automobilistica dichiara un consumo di 20 Km/l nel ciclo combinato (5 litri per 100 Km), dovendo percorrere in tutto 800 Km il calcolo del costo del carburante sarà il seguente:

800 Km / 20 Km = 40 litri * 1,27 euro al litro = 50,8 euro

Questo procedimento si può utilizzare per simulare anche il calcolo del costo di un viaggio con un’auto a benzina o GPL. Ovviamente esistono diversi fattori che possono influenzare il consumo totale, come il tipo di strade da percorrere, la velocità mantenuta, l’efficienza del motore e l’età del veicolo.

Come Calcolare il Costo del Pedaggio Autostradale

Un altro aspetto da tenere in conto, per il calcolo delle spese di un viaggio in auto, è sicuramente il pedaggio autostradale. Si tratta in assoluto della seconda voce più alta dopo il carburante, soprattutto se bisogna realizzare molti chilometri in autostrada, una scelta spesso più conveniente per risparmiare tempo.

In questo caso è possibile consultare il sito web di Autostrade per l’Italia, all’interno del quale è disponibile un sistema online per il calcolo del costo del pedaggio per un viaggio in auto, inserendo la destinazione di partenza e quella di arrivo, specificando il tipo di veicolo.

Il sistema mostrerà il prezzo complessivo del pedaggio autostradale, con una serie di informazioni aggiuntive, come il tempo stimato per il tragitto e la lunghezza chilometrica del percorso. Inoltre, si possono trovare altre indicazioni utili, come le aree di servizio presenti lungo la strada e le condizioni del traffico.

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Come Calcolare il Costo di un Viaggio in Auto all’Estero

Stimare la spesa di una trasferta in auto quando bisogna viaggiare all’estero è ancora più importante, dato che si tratta di tragitti più lunghi e complessi, perciò è preferibile evitare qualsiasi tipo di sorpresa. In questo caso è necessario eseguire due conteggi, uno della parte del percorso da realizzare in Italia, l’altro per quella al di là del confine.

Per la strada da percorrere sul territorio nazionale il procedimento è quello indicato, valutando la spesa per il carburante e i pedaggi autostradali. Dopodiché bisogna effettuare lo stesso calcolo per i chilometri da realizzare all’estero, utilizzando per semplificare l’operazione strumenti come il sistema automatico del sito web ViaMichelin.

Qui basta indicare le informazioni sul tipo di veicolo e fare una veloce registrazione gratuita, per poi inserire l’indirizzo di partenza e quello di destinazione per scoprire il costo totale e i chilometri. Inoltre si possono ricevere suggerimenti sul percorso migliore, con l’indicazione del rimborso chilometrico utile in caso di trasferte aziendali.

Per il calcolo del costo di un viaggio in auto all’estero, oltre al carburante e ai pedaggi, è importante tenere conto di eventuali bollini da pagare per usare le autostrade del paese. Ad esempio in Svizzera il prezzo del tagliando è di 40 franchi (37 euro circa), mentre in Austria è di 9,40 euro per 10 giorni.

Come Calcolare i Costi Extra di un Viaggio in Auto

Un aspetto da non sottovalutare è il calcolo dei costi extra di un viaggio in auto, in quanto le spese accessorie possono far lievitare anche di molto il conto finale della trasferta. Innanzitutto l’uso della macchina comporta una serie di consumi, perciò è indispensabile considerare l’impatto del tragitto su alcune parti del veicolo.

Una di queste è l’usura delle gomme, in quanto un viaggio di 8/900 Km consuma all’incirca il 3/4% del battistrada degli pneumatici. Lo stesso avviene per i liquidi della vettura come l’olio motore, l’antigelo e il fluido dei freni, includendo dunque nel conteggio tutti i costi per la manutenzione della macchina.

Prima di un lungo viaggio è consigliabile effettuare un checkup completo, controllo da ripetere al ritorno per verificare che sia tutto in ordine. Inoltre vanno inseriti nel calcolo delle spese anche le soste in autogrill, eventuali pernottamenti se il tragitto prevede delle fermate intermedie, oppure l’acquisto di dispositivi come le catene da neve, qualora fosse richiesto.

Una buona pianificazione consente di prevedere ogni imprevisto, partire in sicurezza e contenere le spese.

Rimborso Chilometrico

Una soluzione spesso utilizzata dalle aziende per rimborsare il lavoratore che deve effettuare una trasferta è il rimborso chilometrico: il dipendente che deve spostarsi per svolgere le proprie mansioni anziché utilizzare la vettura messa a disposizione dall’azienda utilizza un’auto prioria per poi chiedere all’azienda un rimborso per il costo sostenuto. Per il calcolo rimborso chilometrico spettante al dipendente l’azienda deve attentamente valutare l’impatto di natura fiscale che hanno tali rimborsi: sia in capo al lavoratore dipendente (sono rimborsi che devono essere tassati o sono esenti?) che in capo all’azienda (sono costi deducibili?).

Il Rimborso Chilometrico Auto Propria: Trattamento in Capo al Dipendente

Per quanto riguarda il trattamento in capo al lavoratore bisogna mettere in evidenza che:

in generale, come anche precisato nella C.M. n. 329/E/1997 i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto non concorrono comunque a formare il reddito se le spese sono rimborsate sulla base di idonea documentazione;
tale regola generale di non imponibilità non trova certamente applicazione nel caso di rimborsi chilometrici erogati per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale: come chiarito anche dalla stessa agenzia delle entrate per tali tipologie di rimborsi non è applicale l’esenzione prevista per i rimborsi delle spese di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore, in quanto manca proprio la documentazione giustificativa richiesta;
non è necessario il rilascio da parte del datore di lavoro di un’autorizzazione preventiva alla trasferta, la quale, in caso di controllo, dovrà risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro dove sia desumibile il calcolo del rimborso spettante.

Il rimborso chilometrico non è quindi soggetto a tassazione in capo al dipendente, in quanto non è classificabile come remunerazione, ma come indennizzo per costi sostenuti dal dipendente per conto dell’impresa.

Fatte queste necessarie premesse è necessario verificare se la normativa impone comunque dei vincoli ovvero se esiste un limite all’importo erogabile al dipendente (non tassato) come rimborso chilometrico: la stessa C.M. n. 326/E1997 chiarisce che è necessario che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura.

Il Rimborso Chilometrico: Trattamento in Capo all’Azienda

Per quanto riguarda invece il trattamento fiscale in capo all’azienda la disciplina di riferimento è contenuta nell’art. 33 del decreto-legge 23/2/1995 n. 41 (convertito con legge 22/3/1995 n. 85), il quale dispone che: “Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato a tal fine, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.”

I limiti di deducibilità sono pertanto i seguenti:

se il dipendente utilizza una vettura nella sua disponibilità, il rimborso chilometrico è fiscalmente deducibile entro il limite delle vetture di 17 cavalli fiscali ovvero 20 cavali fiscali se alimentate a gasolio;
se il dipendente prende a noleggio direttamente una vettura per effettuare la trasferta, il rimborso può avvenire nel limite delle tariffe di noleggio previste per le vetture di 17 cavalli fiscali ovvero 20 cavali fiscali se alimentate a gasolio.

Nel caso in cui venga utilizzata un’auto con una potenza superiore in termine di cavalli fiscali, la deduzione dovrà essere quindi “ridimensionata” conseguentemente.

Calcolo Costo Chilometrico e Tabelle ACI 2025

Il riferimento da utilizzare per l’individuazione degli importi da prendere in considerazione in relazione ai diversi veicoli è rappresentata dalle tabelle Aci, che vengono aggiornate due volte all’anno.

I criteri di calcolo da tenere in considerazione sono la percorrenza convenzionale e la tipologia stessa di autoveicolo:

percorrenza convenzionale: fissata a 15.000 km annui;
tipo di alimentazione del veicolo: benzina, diesel, GPL, ibrido, plug-in o elettrico.

La grande novità del 2025 è la netta differenza di tassazione tra i modelli elettrici, ibridi e plug-in rispetto a quelli diesel, benzina e GPL. Effettivamente le percentuali di tassazione, in coerenza con un modello sempre più “green” del sistema economico sono le seguenti:

auto elettriche: 10% del costo chilometrico;
ibride plug-in: 20% del costo chilometrico;
diesel, benzina e GPL: 50% del costo chilometrico

La gestione del rimborso chilometrico deve essere condotta avendo a riguardo due distinti limiti:

un limite di deducibilità fiscale per l’azienda;
un limite generalmente superiore al primo di non imponibilità in capo al lavoratore.

Esempio di Calcolo Rimborso Chilometrico

Il sig. Rossi, dipendente di Alfa Srl, si reca con la propria vettura da Trieste a Bologna e ritorno, percorrendo 300 km, utilizzando la sua vettura BMW M2 3.0 370CV - COUPÈ, con percorrenza media annua di 20.000 km.

La Tariffa ACI 2025 è riportata nella seguente tabella:

Modello Auto	Tariffa ACI 2025 (€/km)
BMW M2 3.0 370CV - COUPÈ	0,8303
Auto con limite di 17 CVF	0,4785

Il dipendente per la tipologia di auto utilizzata potrebbe richiedere la liquidazione di un rimborso chilometrico pari a 0,8303€/km x 300 km = 249,09€, senza vedersi tassato l’importo.

Il limite di 17 CVF CaValli Fiscali (20 CVF in caso di gasolio) di cui all’art. 95 Tuir comporta un rimborso chilometrico massimo deducibile per la società desumibile dalla tabella precedente: pari quindi a 0,4785€/km x 300 km = 143,55€.

Di conseguenza a seconda dell’importo che viene rimborsato le conseguenze fiscali saranno le seguenti:

fino a 143,55€ l’importo sarà deducibile per l’azienda e non imponibile per il dipendente;
da 143,55€ a 249,09€ non deducibile per l’azienda e non imponibile per il dipendente;
oltre 249,09€ non deducibile per l’azienda e imponibile per il dipendente.

Rimborsi Chilometrici, Tabelle ACI e Deducibilità Fiscale

Le tabelle ACI 2025 vengono quindi utilizzate per calcolare i rimborsi chilometrici per lavoratrici e lavoratori dipendenti che utilizzano il veicolo.

I costi rimborsabili sono sia quelli collegati direttamente all’utilizzo del mezzo stesso, sia quelli accessori come:

carburante;
manutenzione;
assicurazione;
bollo auto.

Il rimborso può essere richiesto con apposita documentazione delle spese e varia a seconda della tipologia del mezzo. Qualora il veicolo utilizzato non fosse presente nelle tabelle pubblicate si dovrà scegliere un modello simile, come indicato nella circolare ministeriale 326/1997.

In merito ai rimborsi chilometrici bisogna sottolineare come non siano imponibili gli importi relativi a prestazioni di lavoro eseguite in comuni diversi da quello della sede di lavoro.

La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 92/E/2015 ha inoltre chiarito altri due aspetti fondamentali:

se la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere la località di missione dalla propria residenza è inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio (rimborso chilometrico di minore importo), la somma riconosciuta non è imponibile;
se la distanza percorsa è maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, e viene erogato un rimborso chilometrico di importo maggiore, la differenza rientra nel reddito imponibile.

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