Come Valutare Eventi o Attrazioni: Una Guida Dettagliata

Cosa si intende oggi per evento culturale? Innanzitutto pensiamo alla definizione stessa: un avvenimento che abbia carattere temporaneo e che vincoli specifici obbiettivi comunicativi di carattere, ovviamente, culturale e sociale. Non parliamo più perciò soltanto di eventi collegati all’arte nelle sue molteplici forme o alla cultura nel senso più stretto ed accademico.

È quindi obsoleta la visione di semplici momenti in cui l’alta società si ritrova per godere di intrattenimenti visivi o musicali come mostre, concerti di musica classica o fiere espositive per addetti ai lavori. La nascita di festival e nuovi ambiti, come seminari, fiere, meeting e manifestazioni ha permesso l’espandersi del pubblico di riferimento, nel tentativo di rincorrere anche una parte di platea che sembrava esclusa da questo mondo.

Oggi la cultura tende a valorizzare l’esistente e a sottolineare il nuovo, per costruire un concetto innovativo e maggiormente comunitario del “bello”. Questo, d’altro canto, ha un risvolto economico da non sottovalutare, sia a livello meramente intrinseco all’evento stesso che come riflesso ad ampio spettro sul piano turistico e della crescita locale. Il moltiplicarsi, anche sui social, di eventi culturali e festival, rappresenta la volontà di dare spazio alla creatività, trasformandola in attrattiva per il territorio.

Come Iniziare a Progettare un Evento Culturale

Ma quali sono le categorie di eventi classificabili come eventi culturali? Come si inizia a progettare un evento culturale? Ogni evento parte, in primo luogo, da una buona idea. Da qui poi bisogna sviluppare ed elaborare questo punto iniziale in un concept che strutturi la realizzazione dell’idea di partenza. In questa fase preliminare bisognerà capire che tipo di evento si vorrà creare e a quale pubblico dovrà rivolgersi, chi sarà coinvolto nella riuscita dell’evento stesso.

Di base un evento culturale è definito tale quando coinvolge tutte quelle iniziative che hanno a che fare con la cultura come festival, concerti, rassegne ed esposizioni. Quante persone sarà necessario attivare? Serviranno sponsor o risorse statali? Che tipo di evento sarà? Dove si terrà? La location scelta è disponibile? Quali alternative mi si prospettano?

Analisi dei Costi e Ricavi e Ricerca di Sponsor

Prima di tutto, sarà fondamentale un’analisi dei costi e ricavi legati all’idea che si sarà deciso di elaborare. Richiedere sponsorizzazioni ad enti privati nel campo di riferimento dell’evento, potrebbe essere una scelta vincente. Se si tratta ad esempio della presentazione di un libro o di un festival letterario, pensate a coinvolgere case editrici locali o mecenati della zona; per un evento musicale, chiedete a negozi o a locali che ospitano concerti.

Utilizzate l’evento come megafono culturale ma anche di marketing, per poter sfruttare appieno tutte le possibilità di trovare patrocini da parte di istituti o università (trattandosi di dichiarazioni di sostegno, il ritorno è prettamente d’immagine). Un’ulteriore modalità, in uso negli ultimi anni e mutuata dagli USA, è il crowdfunding: tramite la rete è possibile ingaggiare sostenitori privati a cui chiedere anche piccole somme per, in questo caso, una buona causa.

Tempistiche e Annuncio dell'Evento

Quando si organizza un evento culturale, benché di piccole dimensioni, si deve allertare il pubblico con almeno 2 o 3 mesi d’anticipo rispetto alla data in cui si terrà, per far sì che l’aspetto prettamente pubblicitario abbia il tempo di sortire i suoi effetti. Questo comporta un “inizio lavori” almeno 6 mesi prima. Per eventi più complessi e con dimensioni maggiori, come può essere un festival musicale, l’annuncio va fatto almeno 6 mesi prima, e, se manteniamo le proporzioni, servirà un’organizzazione di almeno 12-18 mesi.

Aspetti Burocratici e Scelta della Location

Ciò detto, prima di tutto si dovrà decidere se l’evento culturale sarà privato, con quindi massimo 99 partecipanti, o pubblico e se si terrà all’aperto o al chiuso. Per un evento all’aperto, la parte burocratica sarà più corposa e dovrà essere presentata al Comune per tempo. Prima di tutto una Licenza di occupazione del suolo pubblico: se l’evento si terrà in una piazza o nel giardino di un palazzo del Comune, un parco o in ogni caso un luogo pubblico, si è tenuti a presentare richiesta per occupazione temporanea.

Se è prevista la diffusione di musica, meglio comunicare l’evento all’Ufficio Ambiente, a cui si richiederà la delega per rumore se si suonerà in certi orari (che non dovranno sforare dalla fascia 9.00-24.00) e con certi volumi. Sempre per la musica, che sia anche di sottofondo, serviranno i permessi SIAE ed SCF per la riproduzione di opere musicali soggette a copyright. La scelta di una location al chiuso permetterà di semplificare tutte queste procedure, perché normalmente si tratta di location con spazi adibiti ad eventi e quindi già professionalmente pronte. L’unica accortezza dovrà essere relativa ai permessi SIAE ed SCF, come già per gli eventi all’aperto.

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Figure Professionali e Organizzazioni Coinvolte

Quando pensiamo all’organizzazione di eventi culturali dobbiamo considerare che ci sono diverse figure professionali e organizzazioni specializzate nella loro pianificazione.

Organizzatori di eventi freelance: sono professionisti freelance che si dedicano all’organizzazione di eventi culturali, hanno competenze specifiche nel settore e possono essere contattate direttamente per la pianificazione di un evento.
Istituzioni culturali: musei, teatri, gallerie d’arte e altre istituzioni culturali possono organizzare eventi culturali come mostre, spettacoli teatrali, concerti e conferenze. Queste organizzazioni hanno spesso un team dedicato di event manager e comunicazione che gestisce la pianificazione e l’esecuzione degli eventi.
Associazioni culturali: le associazioni culturali, come fondazioni o enti no profit, possono assumere il compito di organizzare eventi culturali per promuovere la cultura e l’arte.

La creazione di un evento culturale è un processo complesso, che comprende l’interazione di professionisti, associazioni ed organizzazioni.

Valorizzazione e Promozione Turistica del Territorio

Molto spesso il termine coniato è : “valorizzazione e promozione turistica del territorio”. Sebbene siano due aspetti correlati, sono però differenti tra loro. Capire cosa è il territorio è il primo aspetto da considerare nella sua valorizzazione. Per 7 persone su 10 l’immagine rappresenta un borgo, un centro storico, un paese tra le colline, oppure un insieme di abitazioni. Per rispondere a questa domanda, mi piace utilizzare un concetto appreso dalla PNL, ovvero “la mappa non è il territorio”. Questo per indicare che, il tuo punto di vista, l’idea che hai o quello che vedi, non corrisponde a ciò che è in realtà.

Cos’è quindi? È l’insieme di una comunità, cultura, tradizioni, usi e costumi, arte, esperienza, gastronomia, stili di vita, enti locali, associazioni, imprese, infrastrutture, servizi ed ambiente. Per poter valorizzare una destinazione, devi essere quindi a conoscenza di ogni particolare aspetto del territorio. La valorizzazione turistica di un territorio non è solo concentrata sulla risorsa ambientale in se stessa, ma è l’insieme degli elementi appena descritti, che assemblati conferiscono l’identità del territorio.

Pianificazione Strategica e Promotori dello Sviluppo Turistico

Abbiamo detto che la valorizzazione del territorio è un progetto ampio e complesso che coinvolge più elementi tra loro. Un progetto però necessita di una pianificazione strategica, e non puoi valorizzare senza pianificare! Per quanto riguarda la valorizzazione del territorio, i principali promotori dello sviluppo turistico territoriale sono gli enti locali. Tuttavia, in aree dove la loro portata è limitata, possono intervenire associazioni di promozione turistica, le Proloco, le DMO, o le agenzie turistiche di incoming.

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Un piano di azione serve appunto per raggiungere l’obiettivo di valorizzare la località. Perchè vuoi valorizzare il territorio? Sembra una domanda banale ma non lo è… la maggior parte risponderebbe : “perchè voglio fare turismo” ma questo è un obiettivo troppo generico. Per fare questo è fondamentale eseguire un’analisi SWOT del territorio.

Risorse Tangibili e Intangibili

Come detto, la valorizzazione di un territorio è un processo sinergico che richiede un piano d’azione nel tempo. Sono invece risorse intangibili, il patrimonio culturale di una destinazione, le sue tradizioni, gli stili di vita, il patrimonio ambientale, la vita sociale, la sicurezza nella destinazione. Le risorse economico produttive sono le attività produttive e i servizi sul territorio che consentono la fruizione del territorio (strade, scuole, ospedali, strutture ricettive, servizi di trasporto, autonoleggi ecc.).

Comunicazione e Marketing Territoriale

Se non sai a chi comunicarlo, non potrai mai contribuire alla valorizzazione del territorio. Per esaltare o qualificare un territorio attraverso le sue peculiarità o fattori di attrazione turistica, devi sapere con esattezza a chi intendi offrire il valore che la destinazione offre. Inutile dire che quando si sceglie di apportare un valore ad una destinazione a scopo turistico, ci si deve confrontare con realtà similari. Confrontarsi con territori ad alta vocazione turistica sperando di attrare un significativo numero di persone in egual misura non è una strada da seguire, proprio perché ogni territorio ha qualcosa di unico ed univoco.

Questo tipo di comunicazione utilizza i media tradizionali in quanto raggiungono elevate audience, target indifferenziati di persone. Se invece ci si rivolge ad un target specifico da attrarre per promuovere un territorio è consigliabile l’adozione della comunicazione below the line. Questo tipo di comunicazione è più efficace perché risponde meglio ai bisogni e ai desideri dei potenziali visitatori. Il marketing degli eventi o event marketing, è una tattica per promuovere il territorio ed attrarre i turisti. Sebbene sia una tattica di marketing molto consolidata, è orientata più alla promozione turistica che alla valorizzazione in se stessa. Rappresenta un mezzo di destination awareness, per portare il pubblico alla consapevolezza di una località.

Esempi di Valorizzazione Turistica

Basti pensare all’infiorata di Spello, o alla Knödelfest di Imèr che è riuscita ad associare questo evento come elemento di destination branding. Ma possiamo anche nominare la Festa dello Speck di Funes che è riuscita ad attrarre in pochi anni un numero consistente di visitatori. La valorizzazione turistica del territorio passa anche attraverso i luoghi di culto, in quanto simboli di preghiera, arte sacra e bellezze storico artistiche spesso non valorizzate in modo opportuno.

In ambito di sostenibilità del territorio, nelle Dolomiti si sta sviluppando un nuovo concept di vivere un’esperienza unica a contatto con la natura in modo ecosostenibile. È il caso delle Dolomiti in cui verranno presto realizzate le case sugli alberi per rispondere alla domanda di un turismo sempre più attento al rispetto della natura. Come a voler essere un pioniere dell’innovazione turistica e la promo commercializzazione del territorio, il Friuli Venezia Giulia, ha trovato nel turismo equestre un modo per rivalutare il territorio con l’ippovia del Cormor. Il turismo a cavallo, è un modo per scoprire il territorio in modalità slow, apprezzando tutto ciò che la destinazione offre. L’enoturismo, è un’altra forma di turismo che in Italia vanta numero presenze internazionali. Un esempio di turismo enologico in grado di sviluppare un’opportunità turistica per il territorio, è il caso della Strada del Prosecco, che unisce i territori tra Conegliano e Valdobbiadene.

Esaminando come un territorio possa essere valorizzato attraverso un piano di marketing territoriale, con degli obiettivi ben definiti e una strategia di marketing idonea allo scopo, non possiamo però dimenticare un concetto che spesso viene dimenticato quando si parla di riqualificazione territoriale. Mi riferisco in particolar modo all’attitudine mentale di una comunità o di un territorio. La comunità è il primo attore nella promozione territoriale.

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